Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có những đặc điểm nhận diện đặc biệt, quy trình đăng ký, cách sử dụng và lợi ích rõ ràng, nhưng hộ kinh doanh cần chú ý đến các quy định xử phạt khi vi phạm.
Bắt đầu từ ngày 1/6, theo Nghị định 70, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ một tỷ đồng phải lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, với dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế. Việc này giúp nâng cao tính minh bạch trong giao dịch, thuận lợi hơn cho việc quản lý thuế, nhưng đi kèm với các quy định và chế tài cụ thể.
Quy định về hình thức và nội dung hóa đơn
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có đặc điểm nhận diện riêng, như mã của cơ quan thuế hoặc mã QR, để người mua có thể tra cứu thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là điểm khác biệt so với hóa đơn giấy và các loại hóa đơn điện tử thông thường.
Hóa đơn này không bắt buộc phải có chữ ký số, miễn là tổ chức đáp ứng đầy đủ yêu cầu về định danh, kết nối dữ liệu và mã hóa từ hệ thống thuế. Các chi phí có hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vẫn được xem là hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế, kể cả khi sử dụng bản sao hoặc thông tin tra cứu trực tuyến từ Tổng cục Thuế.
Nội dung hóa đơn cần ghi rõ thông tin về người bán như tên, địa chỉ, mã số thuế; tên hàng hóa hoặc dịch vụ; số lượng, đơn giá, giá thanh toán; thông tin người mua nếu có yêu cầu; thời điểm lập hóa đơn và mã truy xuất (mã của cơ quan thuế hoặc mã QR).
Các bước đăng ký, triển khai
Hộ kinh doanh lần đầu áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải thực hiện đăng ký theo mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Đăng ký có thể thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Nếu hộ kinh doanh đã dùng hóa đơn điện tử theo phương thức cũ nhưng muốn chuyển sang hình thức máy tính tiền, cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Trước khi sử dụng, hộ kinh doanh cần trang bị máy tính tiền phù hợp và chọn phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng kết nối, truyền dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật do Tổng cục Thuế quy định.
Quy định xử phạt
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nếu không thực hiện đúng sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể, nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng. Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm, sai loại hoặc không gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, mức phạt có thể từ 4 đến 8 triệu đồng.
Hóa đơn điện tử được phát hành từ máy tính tiền không được phép hủy sau khi phát hành. Nếu có lỗi, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc theo hướng dẫn trong Thông tư 78/2021 và Công văn 4717/TCT-CS.
Nếu phát hiện sai sót kịp thời trước khi cơ quan thuế thông báo quyết định thanh tra và hành vi không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, người vi phạm có thể được cảnh cáo. Đối với những hộ kinh doanh chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, cơ quan thuế sẽ lập danh sách, gửi thông báo và hỗ trợ chuyển đổi theo lộ trình tại Nghị định 70/2025.
Lợi ích
Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp hộ kinh doanh giảm đáng kể các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian kê khai thuế, và hạn chế sai sót trong lập hóa đơn. Đối với cơ quan thuế, loại hóa đơn này cho phép theo dõi doanh thu theo thời gian thực, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính minh bạch và góp phần giảm thiểu tình trạng kê khai không trung thực.
Nguồn: Hải My – Báo VnExpress
