Quy định về thời điểm, nội dung và cách thức xuất hóa đơn cho cá nhân như thế nào? Đây là những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp và cá nhân đang quan tâm khi thực hiện giao dịch mua bán. Bài viết này của WordPress Zone sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định hiện hành, hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn hợp lệ và giải đáp những thắc mắc thường gặp.
Nội bung bài viết
1. Xuất hóa đơn cho cá nhân có bắt buộc hay không?
Căn cứ theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả những trường hợp như hàng hóa hoặc dịch vụ dùng cho khuyến mại, quảng cáo, mẫu hàng; hàng hóa hoặc dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho mượn, cho vay hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 của Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin theo yêu cầu tại Điều 10 của Nghị định. Đối với hóa đơn điện tử, phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 của Nghị định.
Thêm vào đó, tại Khoản 5, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua theo đúng quy định, trừ những hành vi được quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này.
Do đó, trong trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP để tuân thủ luật pháp và tránh bị xử phạt hành chính do không lập hóa đơn.
Xem ngay: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất hiện nay
2. Quy định về việc xuất hóa đơn cho cá nhân
Việc xuất hóa đơn cho cá nhân cần tuân thủ theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, cũng như Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn và đảm bảo nội dung đầy đủ theo quy định để tránh mắc lỗi.
2.1. Thời gian xuất hóa đơn cho cá nhân
Thời điểm lập hóa đơn được quy định tùy thuộc vào từng loại giao dịch:
- Đối với việc bán hàng hóa: Đây là thời điểm mà quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không cần quan tâm đến việc tiền đã được thu hay chưa.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng điện tử sẽ do người bán tự quyết định, nhưng phải hoàn thành không trễ hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ khi hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là khi dịch vụ đã được hoàn tất (bao gồm cả dịch vụ cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài) mà không cần biết đã thu tiền hay chưa. Nếu tiền được thu trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn sẽ là lúc thu tiền (trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao các hạng mục dịch vụ từng phần: Mỗi lần giao hay bàn giao đều cần phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được cung cấp.
Xem thêm: Quy định xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm và cách khắc phục
2.2. Nội dung bắt buộc có trên hóa đơn xuất cho cá nhân
Khi lập hóa đơn cho cá nhân, cần chú ý các nội dung bắt buộc sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn: Để xác định loại hóa đơn và phân biệt với các loại khác.
- Số hóa đơn: Là số thứ tự duy nhất trong mỗi ký hiệu hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin của doanh nghiệp hoặc tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Thông tin của cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ. Nếu người mua không có mã số thuế, không cần ghi mã số thuế trên hóa đơn.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền: Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán: Thông tin về thuế và tổng tiền mà người mua phải trả.
- Chữ ký số của người bán: Dùng để xác nhận của người bán trên hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc biệt, hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ tất cả các nội dung trên. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh: Không cần phải ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng mà không có hoạt động kinh doanh thì không cần có các thông tin như: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ: Không yêu cầu chữ ký số của người bán (trừ những trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã); không cần ghi các thông tin của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế); tiền thuế và thuế suất GTGT.
- Chứng từ điện tử về dịch vụ vận tải hàng không cung cấp qua website và hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ của người mua và chữ ký số của người bán.
Gợi ý: Phần mềm hóa đơn điện tử là gì? 16 Phần mềm tốt nhất hiện nay
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân
Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng
Nếu khách hàng có mã số thuế: Cần ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ và mã số thuế trên hóa đơn.
Nếu khách hàng không có mã số thuế: Chỉ cần ghi họ tên và địa chỉ; phần mã số thuế có thể để trống.
Bước 2: Lập hóa đơn
Tạo hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin theo quy định.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Sau khi lập hóa đơn xong, gửi bản điện tử cho khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác.
4. Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn cho cá nhân
Khi xuất hóa đơn cho cá nhân cần phải tuân theo các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro khi kê khai thuế. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:
Thời điểm xuất hóa đơn phải tuân theo các quy định của pháp luật. Nếu là bán hàng hóa, doanh nghiệp cần lập hóa đơn ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng. Còn nếu là cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm hoàn tất dịch vụ hoặc khi thu tiền trước (tùy theo thỏa thuận giữa hai bên). Đối với các hợp đồng giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo từng giai đoạn, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tương ứng với từng lần bàn giao.
Theo quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán cần lập hóa đơn để đưa cho người mua (bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để tặng, biếu, hoặc thay thế tiền lương cho nhân viên cùng với việc tiêu dùng nội bộ – trừ hàng hóa nội bộ chuyển giao để tiếp tục sản xuất; xuất hàng dưới dạng cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả). Vì vậy, tất cả các giao dịch cần xuất hóa đơn điện tử theo quy định.
Nếu khách hàng là cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có thể thay thông tin địa chỉ trên hóa đơn bằng số hộ chiếu hoặc thông tin xuất nhập cảnh của khách hàng. Việc này nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn và tạo điều kiện cho việc kê khai thuế. Đối với các dịch vụ cung cấp xuyên biên giới, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định liên quan đến hóa đơn điện tử và thực hiện kê khai thuế GTGT theo quy định hiện hành.
Trong một số tình huống đặc biệt, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn mà không cần phải kê đầy đủ thông tin cá nhân của người mua. Chẳng hạn như khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại, nếu khách hàng là cá nhân không hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp không bắt buộc ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên hóa đơn. Hơn nữa, đối với hóa đơn điện tử kiểu tem, vé, thẻ, một số tiêu thức có thể được miễn theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của công ty là tuân thủ các quy định đầy đủ để tránh bị phạt hoặc gặp những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai lệch thông tin kế toán. Do đó, việc phát hành hóa đơn cho cá nhân là một trong những điểm mà kế toán trong doanh nghiệp cần hết sức lưu ý.
Đối với cá nhân kinh doanh bán hàng online, đặc biệt là các website sử dụng WooCommerce, việc xuất hóa đơn cho từng đơn hàng nếu thực hiện thủ công không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót, khó quản lý và không đảm bảo tính liên tục khi số lượng đơn tăng cao.
Để khắc phục vấn đề này, nhiều cá nhân đã lựa chọn công cụ xuất hóa đơn tự động eHoaDon Online for WooCommerce. Giải pháp cho phép kết nối trực tiếp website bán hàng với hệ thống hóa đơn điện tử, tự động lập và phát hành hóa đơn ngay khi đơn hàng được tạo, giúp quá trình xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định.
Nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình, cá nhân kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian vận hành, hạn chế rủi ro sai sót và dễ dàng quản lý hóa đơn tập trung ngay trên website bán hàng.
