Hiểu và sử dụng chính xác mẫu số hóa đơn là yêu cầu cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Nhiều đơn vị vẫn nhầm lẫn giữa ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu của hóa đơn, điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc kê khai thuế. Trong bài viết này, WordPress Zone sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ mẫu số hóa đơn là gì, cấu trúc mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và cách thực hiện đúng theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Nội bung bài viết
1. Mẫu số hóa đơn là gì?
Hiện nay, chưa có quy định pháp lý nào nêu rõ định nghĩa về “mẫu số hóa đơn”, tuy nhiên trong thực tế, mẫu số hóa đơn được hiểu là chuỗi ký tự bao gồm cả chữ và số, được xác định theo một cấu trúc nhất định nhằm phản ánh loại hóa đơn, hình thức phát hành và thứ tự mẫu mà doanh nghiệp sử dụng. Đây là yếu tố bắt buộc trên mỗi hóa đơn điện tử hợp pháp, giúp phân biệt các loại hóa đơn, quản lý hiệu quả và hỗ trợ việc kiểm tra, xác minh từ cơ quan thuế.
Mẫu số hóa đơn đóng vai trò quan trọng như sau:
- Xác định loại hóa đơn: GTGT, bán hàng, tài sản công, dự trữ quốc gia,…
- Phân biệt hình thức phát hành: hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Giúp doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn một cách dễ dàng.
- Hỗ trợ cơ quan thuế trong công tác kiểm tra, xác minh tính hợp lệ và ngăn chặn gian lận thuế.
2. Quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1, Điều 5 của Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu cho mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên nằm trong khoảng từ 1 đến 9, thể hiện loại hóa đơn hoặc chứng từ điện tử mà doanh nghiệp đang áp dụng. Cụ thể:
| Số ký hiệu | Loại hóa đơn điện tử tương ứng |
| 1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| 2 | Hóa đơn điện tử bán hàng |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Các loại hóa đơn điện tử khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; |
| 6 | Chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử; |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
| 8 | Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo quy định tại điểm b, Khoản 1, Điều 5 trong Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là một chuỗi gồm 6 ký tự bao gồm cả chữ cái và chữ số. Mỗi ký tự đại diện cho thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử sử dụng.
Cụ thể như sau:
Ký tự đầu tiên (1 chữ cái) được quy định là C hoặc K:
- C: Đại diện cho hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- K: Đại diện cho hóa đơn không có mã
Ký tự thứ hai và thứ ba (2 chữ số): Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả Rập đại diện cho năm lập hóa đơn điện tử, xác định theo hai số cuối của năm dương lịch.
Ký tự thứ tư (1 chữ cái) được quy định là các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H, X để phân loại hóa đơn điện tử, cụ thể:
- T: Hóa đơn điện tử thông thường từ tổ chức/cá nhân đăng ký
- D: Hóa đơn tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn đặc thù
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- N: Phiếu xuất kho nội bộ điện tử
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
- X: Hóa đơn thương mại điện tử
Ký tự thứ năm và thứ sáu (2 chữ cái): Hai ký tự cuối do người bán tự quy định nhằm phục vụ quản lý nội bộ.
Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn, thì sẽ dùng hai ký tự cuối để phân biệt giữa các mẫu hóa đơn khác nhau. Nếu không cần quản lý riêng, sẽ sử dụng mặc định là “YY”.
Trên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện ở phía trên bên phải hoặc ở vị trí dễ nhìn thấy.
3. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và liên hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
3.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
Ngoài ký hiệu mẫu số hoá đơn điện tử, cá nhân và tổ chức cũng cần lưu ý tới ký hiệu mẫu số hoá đơn do cục thuế đặt in. Theo quy định tại điểm a, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số 32/2025/TT-BTC, mẫu số hóa đơn được cơ quan Thuế quy định có 11 ký tự, được phân thành các phần riêng biệt để thể hiện thông tin như loại hóa đơn, số liên và số thứ tự của mẫu hóa đơn.
Cụ thể:
- Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn, gồm:
| Ký hiệu | Loại hóa đơn tương ứng |
| 01GTKT | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| 02GTTT | Hóa đơn bán hàng |
| 07KPTQ | Hóa đơn bán hàng dành cho khu phi thuế quan |
| 03XKNB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
| 04HGDL | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý |
- 1 ký tự tiếp theo: Là số liên của hóa đơn, ghi bằng số 1, 2 hoặc 3 tương ứng với số liên thực tế
- 1 ký tự tiếp theo: Là dấu gạch chéo “/” dùng để phân tách phần số liên và số thứ tự mẫu.
- 3 ký tự cuối cùng: Là số thứ tự mẫu trong cùng một loại hóa đơn, có định dạng bắt đầu từ 001 đến 999.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in gồm 03 ký tự nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hoá đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Nội dung quy định cụ thể như sau:
- Ký hiệu 01: áp dụng cho tem, vé, thẻ thuộc hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02: áp dụng cho tem, vé, thẻ thuộc hóa đơn bán hàng.
3.2. Ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
Theo quy định tại điểm b, Khoản 2, Điều 5 của Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in bao gồm một chuỗi 08 ký tự, thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị đặt in, năm in hóa đơn và mã hóa đơn theo hệ thống quản lý của cơ quan thuế.
Cấu trúc 8 ký tự của ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế quy định như sau:
- Hai (02) ký tự đầu tiên: Là mã của Chi cục Thuế chịu trách nhiệm in hóa đơn, được quy định tại Phụ lục I.A kèm theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Hai (02) ký tự tiếp theo: Là các chữ cái viết hoa được chọn từ 20 chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Đây là phần ký hiệu được cơ quan thuế xác định dựa trên yêu cầu quản lý.
- Một (01) ký tự tiếp theo: Là dấu gạch chéo “/” dùng để phân tách các phần.
- Ba (03) ký tự cuối:
Hai ký tự đầu: Là hai chữ số cuối của năm in hóa đơn (theo năm dương lịch).
Một ký tự cuối: Là chữ P, được sử dụng để xác định rằng đây là hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in.
3.3. Quy định về liên hóa đơn
Theo điểm c, Khoản 2, Điều 5 của Thông tư 32/2025/TT-BTC, các liên hóa đơn do cơ quan Thuế in ấn là những tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn sẽ có 3 liên được sử dụng cho các mục đích khác nhau:
- Liên 1 – Lưu trữ: Do cơ quan thuế hoặc tổ chức phát hành giữ lại.
- Liên 2 – Giao cho khách hàng: Được người nộp thuế hoặc khách hàng nhận.
- Liên 3 – Sử dụng nội bộ: Được dùng trong nội bộ của tổ chức phát hành hoặc đơn vị được ủy quyền.
4. Lưu ý về việc sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Theo Điều 10, Khoản 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về số hóa đơn điện tử có những điểm sau:
- Số hóa đơn là chuỗi số thể hiện trên hóa đơn vào thời điểm lập, ghi bằng chữ số Ả-rập và tối đa là 08 chữ số.
- Số hóa đơn bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, và kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó, không vượt quá 99.999.999.
- Số hóa đơn phải được lập liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu và mẫu hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ và kiểm soát từ cơ quan thuế. Đối với hóa đơn được in bởi cơ quan thuế, số hóa đơn sẽ được ghi sẵn và người mua có thể sử dụng đến hết số đã cấp mà không cần phải đánh lại số mới.
- Nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều điểm lập hóa đơn điện tử chung một loại hóa đơn cùng ký hiệu thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm ký số, ký điện tử.
- Nếu số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc này thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc tăng dần theo thời gian, đảm bảo mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần và tối đa là 8 chữ số.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn điện tử. Các cá nhân và tổ chức kinh doanh cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về thuế và ngăn chặn gian lận, trốn thuế.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về công cụ xuất hóa đơn tự động cho website, vui lòng liên hệ với WordPress Zone để được hỗ trợ nhanh nhất.
