Quy định xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm và cách khắc phục

Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể gây ra nhiều nguy cơ pháp lý và bị xử phạt hành chính. Theo quy định pháp luật, hành động này không chỉ ảnh hưởng đến việc kê khai thuế mà còn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với những hình phạt nghiêm trọng. Bài viết này, WordPress Zone sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các hình thức xử phạt liên quan đến việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm và cách xử lý để tránh vi phạm.

1. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt hay không? 

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc xuất hóa đơn sai thời gian có khả năng bị xử phạt. Cụ thể, nếu doanh nghiệp phát hành hóa đơn không đúng thời điểm quy định, sẽ vi phạm các quy định liên quan đến thuế và có thể bị áp dụng các hình thức phạt hành chính. 

Xem thêm: Hóa đơn là gì? Có bao nhiêu loại hóa đơn và hình thức thể hiện

2. Mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất

2.1. Mức phạt mới nhất về xuất hóa đơn không đúng thời gian năm 2025 theo nghị định 125/2020/NĐ-CP

Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, những mức phạt liên quan đến hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời gian nhưng không gây ra việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tính chất giảm nhẹ. 
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với trường hợp lập hóa đơn sai thời gian nhưng không dẫn đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này. 
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với các hành vi lập hóa đơn không đúng thời gian theo quy định của pháp luật liên quan đến việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, ngoại trừ các trường hợp được quy định tại điểm a khoản 1 và khoản 3 của Điều này.

Xem ngay: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất hiện nay

2.2. Mức xử phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm theo nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 16/1/2026

Theo Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 16/1/2026), mức xử phạt cho việc xuất hóa đơn sai thời điểm được quy định như sau:

• Đối với hành vi không lập hóa đơn cho các hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên và tiêu dùng nội bộ (ngoài hàng hóa luân chuyển bên trong để tiếp tục sản xuất), sẽ bị phạt cảnh cáo; xuất hàng dưới hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả một số hóa đơn.
• Mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng sẽ áp dụng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm với các hàng hóa, dịch vụ được dùng cho khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ cho sản xuất); và xuất hàng dưới hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả từ 02 đến dưới 10 hóa đơn; cùng lúc đó, áp dụng phạt trong trường hợp lập hóa đơn không đúng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho 01 hóa đơn.
• Mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng sẽ có hiệu lực khi lập hóa đơn sai thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; sử dụng để biếu, tặng, trao đổi, trả lương cho công nhân và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển phục vụ sản xuất); xuất hàng qua hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả từ 10 hóa đơn đến dưới 50 hóa đơn; hoặc lập hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp từ 02 hóa đơn đến dưới 10 hóa đơn.
• Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm cho các hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả lương cho lao động và tiêu dùng nội bộ (ngoài hàng hóa luân chuyển cho sản xuất) cho từ 50 đến dưới 100 hóa đơn, sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng; và trường hợp lập hóa đơn sai khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 10 hóa đơn đến dưới 20 hóa đơn.
• Giá trị phạt tiền trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; biếu, tặng, trao đổi, trả lương cho công nhân và tiêu dùng nội bộ từ 100 hóa đơn trở lên hoặc từ 20 đến dưới 50 hóa đơn sẽ ở mức 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
• Nếu trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 đến dưới 100 hóa đơn, mức phạt tiền sẽ là từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
• Cuối cùng, khi lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên trong trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt sẽ ở mức từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng.

Tham khảo: Thuế suất là gì? Có những loại thuế suất nào ở Việt Nam

3. Thời gian xử phạt vi phạm xuất hóa đơn không đúng thời điểm là bao lâu? 

Theo khoản 1 Điều 8 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn; thời gian được coi là chưa bị xử phạt; cũng như thời hạn truy thu thuế được xác định như sau:

Thời gian xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

1. Thời gian xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn là 02 năm.

1. Điểm khởi đầu tính thời gian xử phạt vi phạm hành chính đối với hóa đơn được quy định cụ thể:

Đối với hành vi vi phạm hành chính đang diễn ra, được quy định tại điểm c trong khoản này, thời gian được tính từ thời điểm mà cơ quan có thẩm quyền phát hiện ra hành vi vi phạm. 

Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc theo quy định tại điểm d khoản này, thời gian sẽ được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm đó. 

Theo các quy định trên, thời gian xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm theo pháp luật. Thời điểm được tính cho thời gian xử phạt hành chính liên quan đến việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm bắt đầu từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

4. Cách giải quyết khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm

Khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm, các bên liên quan cần thực hiện điều chỉnh để tuân thủ các quy định về thuế và kế toán. 

Trong trường hợp này, bên bán cần quay lại thời kỳ thực tế phát sinh giao dịch để kê khai thuế GTGT và xác định doanh thu nhằm tính thuế TNDN. Điều này có nghĩa là dù hóa đơn được lập vào thời điểm khác, nhưng thuế và doanh thu phải được tính theo kỳ mà giao dịch thực tế diễn ra. 

Bên mua cũng cần kê khai thuế GTGT vào kỳ nhận hóa đơn, nhưng phải ghi nhận chi phí vào thời kỳ mà giao dịch thực sự diễn ra, tức là vào thời điểm bên bán thực sự giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Chẳng hạn, nếu bên bán lập hóa đơn vào ngày 1/1/2026 nhưng hàng hóa thực tế đã được bán vào ngày 31/12/2025, thì:

Bên bán cần khai thuế GTGT và tính doanh thu cho tháng 12/2025. Do đó, doanh thu và thuế sẽ được tính cho năm 2025, chứ không phải cho năm 2026, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn và tính thuế.

Bên mua sẽ thực hiện khai thuế GTGT vào tháng 1/2026, tuy nhiên, chi phí sẽ được ghi nhận vào năm 2025 vì đó là thời điểm thực tế của giao dịch. Đây là cách xử lý khi hóa đơn được phát hành không đúng thời điểm.

Gợi ý: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và hướng dẫn điều chỉnh

5. Một số câu hỏi về mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm

1. Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần, mức phạt sẽ như thế nào? 

Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp nếu xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần sẽ bị phạt tính theo từng tờ hóa đơn vi phạm, với khả năng áp dụng mức phạt tăng dần tùy theo số lượng hóa đơn sai. 

2. Bên mua có bị phạt nếu bên bán xuất hóa đơn không đúng thời điểm không? 

Thông thường, bên mua sẽ không bị phạt trong trường hợp này. Tuy nhiên, nếu bên mua sử dụng hóa đơn sai thời điểm để kê khai thuế, mức phạt sẽ áp dụng cho việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ. 

Do đó, bên mua cần phải kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi sử dụng để khai thuế và báo cáo tài chính. Nếu phát hiện hóa đơn sai thời điểm, bên mua cần yêu cầu bên bán sửa đổi hóa đơn cho đúng quy định. 

3. Khi nào thì lập hóa đơn sai thời điểm bị coi là không lập hóa đơn? 

Hóa đơn sai thời điểm có thể bị coi là không lập hóa đơn nếu hành vi xuất hóa đơn không tuân thủ quy định về thời gian hoặc không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế, dẫn đến không ghi nhận doanh thu và thuế. Cụ thể, trường hợp này có thể xảy ra trong các tình huống sau:

• Hóa đơn không được phát hành trong khoảng thời gian quy định (chẳng hạn, hóa đơn phải được phát hành ngay khi giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ, nhưng lại xuất muộn). 
• Hóa đơn có thông tin quan trọng như ngày tháng bị sai lệch, hoặc không đầy đủ nội dung cần thiết theo quy định của pháp luật. 
• Doanh nghiệp không phát hành hóa đơn cho một số giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong khoảng thời gian quy định, hay không phát hành hóa đơn khi có yêu cầu bắt buộc. 

Trong những tình huống này, cơ quan thuế có thể xem đây là hành vi trốn thuế hoặc không tuân thủ quy định về hóa đơn, dẫn đến việc xử phạt vi phạm hành chính.

4. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ không? 

Đối với bên mua, hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được tính vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện việc mua bán là thật sự có, có hóa đơn và chứng từ thanh toán đầy đủ, và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.

Bên bán sẽ bị xử lý vi phạm nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm, mức độ xử phạt sẽ khác nhau tùy theo từng tình huống. 

Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là một lỗi nghiêm trọng trong các quy định liên quan đến thuế và hóa đơn, doanh nghiệp cần nắm rõ các mức phạt và cách giải quyết để tránh bị xử phạt hành chính. Để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế, sử dụng phần mềm kế toán chính xác và tiện lợi là một giải pháp hiệu quả.

Phần mềm hóa đơn điện tử eHoaDon Online được tích hợp công cụ xuất hóa đơn tự động cho website eHoaDon Online for Woocommerce. Đây là chức năng hữu ích giúp doanh nghiệp/tổ chức kinh doanh xuất hóa đơn một cách dễ dàng và nhanh chóng dựa trên thông tin đơn hàng và khách hàng của Woocommerce.