Hóa đơn chiếu lệ là một khái niệm thông dụng trong lĩnh vực thương mại quốc tế và xuất nhập khẩu. Hãy cùng WordPress Zone tìm hiểu quy định về phát hành và nội dung cần thiết có trong hóa đơn Proforma.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn chiếu lệ là gì?
Hóa đơn chiếu lệ (viết tắt là PI – Proforma Invoice) còn được biết đến dưới cái tên hóa đơn chiếu bạ. Hóa đơn chiếu lệ được coi là phiên bản thử nghiệm của hóa đơn thương mại. Qua hóa đơn chiếu lệ, có thể thu thập thông tin về hàng hóa như loại, số lượng, tổng giá trị và giá từng sản phẩm.
Mặc dù có hình thức tương tự hóa đơn thương mại (commercial invoice), nhưng nó không có giá trị pháp lý trong việc thanh toán hay nhận tiền. Hóa đơn chiếu lệ thường được dùng để người bán cam kết các thông tin về hàng hóa, dịch vụ với người mua.
Sau khi nhận hóa đơn chiếu lệ, hai bên sẽ tiếp tục thương thảo và thống nhất các điều khoản phù hợp trong hợp đồng thương mại chính thức.
2. Hóa đơn chiếu lệ có vai trò gì?
Hóa đơn chiếu lệ có vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế và nội địa vì:
- Cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch
Hóa đơn chiếu lệ giúp hai bên có thể thỏa thuận rõ ràng về từng yếu tố trong giao dịch. Ví dụ, nếu bạn là nhà nhập khẩu có dự định mua một lô hàng từ nước ngoài, việc nhận hóa đơn chiếu lệ sẽ giúp bạn nắm rõ giá trị hàng hóa, số lượng và các chi phí liên quan. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch tài chính và vận chuyển.
- Tính minh bạch và xác nhận
Hóa đơn chiếu lệ là tài liệu quan trọng giúp tăng tính minh bạch trong giao dịch. Nó cung cấp cho cả hai bên một cam kết không chính thức về những điều đã nhất trí, từ đó làm giảm nguy cơ hiểu lầm hoặc nhầm lẫn. Nếu một bên không thực hiện đúng như đã đề cập trong hóa đơn chiếu lệ, bên kia có thể sử dụng tài liệu này để điều chỉnh hoặc yêu cầu thực hiện các thỏa thuận.
- Hỗ trợ trong việc xin cấp phép và ngân hàng
Ở một số trường hợp, người nhập khẩu cần phải xuất trình hóa đơn chiếu lệ để xin cấp phép nhập khẩu hoặc thực hiện thủ tục vay vốn ngân hàng. Hóa đơn này thực chất là bằng chứng về sự thỏa thuận giữa các bên liên quan, giúp cơ quan chức năng hiểu rõ mục đích của giao dịch.
3. Quy định về hóa đơn proforma
3.1. Các trường hợp phát hành hóa đơn chiếu lệ
Theo nguyên tắc, bên bán không nhất thiết phải phát hành hóa đơn chiếu lệ, vì vậy cũng không có quy định rõ ràng về thời điểm phát hành. Tuy nhiên, hóa đơn chiếu lệ sẽ giúp cho quá trình giao dịch giữa hai bên trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Hóa đơn này được phát hành trong những tình huống như sau:
- Bên mua gửi cho bên bán các tài liệu liên quan đến lô hàng khi hàng hóa chưa được giao.
- Bên bán cần các tài liệu xác nhận giá trị hàng hóa để thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
- Khi thông tin cần thiết trên hóa đơn thương mại chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng đủ điều kiện phát hành, cả hai bên cần thảo luận và có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.
3.2. Các nội dung cần có trong hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ được xem là cơ sở để phát hành hợp đồng thương mại, giúp hai bên xuất nhập khẩu tránh những sai sót không mong muốn và nhanh chóng điều chỉnh các nội dung chưa hợp lý nếu cần thiết.
Nội dung trong hóa đơn chiếu lệ thường gồm các thông tin như:
- Thông tin hóa đơn: số và ngày phát hành hóa đơn
- Thông tin bên bán: tên đầy đủ, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, fax của bên bán
- Thông tin bên mua: tên đầy đủ, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, fax của bên mua
- Thông tin hàng hóa: tên sản phẩm, mẫu mã, đơn giá, số lượng, phương thức đóng gói, tổng số tiền cần thanh toán… Điều khoản thanh toán: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng của bên xuất khẩu
- Cảng bốc hàng: tên cảng nơi hàng hóa được bốc
- Cảng đến: tên cảng nơi hàng hóa sẽ đến. Thời gian dự kiến giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.
4. Hóa đơn chiếu lệ có giá trị thanh toán không?
Hóa đơn chiếu lệ không có giá trị thanh toán và không được coi là chứng từ để nhận tiền vì nó chỉ là bản nháp đầu tiên của hóa đơn. Mặc dù không có giá trị thanh toán, nhưng hóa đơn chiếu lệ có đầy đủ thông tin cần thiết như một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn.
Dựa vào mẫu này, người mua và người bán có thể xác định được thông tin giao dịch như tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá cả và số lượng, điều kiện giao hàng, v.v.
5. Hóa đơn chiếu lệ có thay thế hợp đồng không?
Hóa đơn chiếu lệ không thể thay thế cho hợp đồng. Hóa đơn này chỉ là một đề xuất hoặc báo giá, không có nghĩa vụ pháp lý dành cho bất kỳ bên nào.
Hóa đơn chiếu bạ chỉ đơn giản là cung cấp thông tin cụ thể về một giao dịch dự kiến, bao gồm các yếu tố như sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán cũng như thông tin về vận chuyển dự kiến. Trong khi đó, hợp đồng là một thỏa thuận pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho các bên liên quan phải thực hiện theo những điều đã được ghi trong thỏa thuận.
Hợp đồng thường có các điều khoản chi tiết hơn về giao dịch, bao gồm cả hậu quả pháp lý khi một bên không tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận. Vì vậy, mặc dù hóa đơn proforma rất quan trọng, nhưng nó không thể thay thế cho hợp đồng.
6. Phân biệt Proforma invoice và Commercial invoice
Proforma invoice và Commercial invoice khác nhau ở các điểm về tính chất pháp lý, thời gian phát hành, mục đích sử dụng, xác nhận thỏa thuận và giá trị thanh toán. Cụ thể sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn này được thể hiện qua bảng sau:
| Tiêu chí | Hóa đơn thương mại
(Commercial invoice) |
Hóa đơn chiếu lệ
(Proforma invoice) |
| Tính chất pháp lý | Có giá trị pháp lý, không thể thay đổi | Không có giá trị pháp lý, có thể thực hiện việc sửa đổi nhiều lần |
| Thời gian phát hành | Sau khi hàng hóa đã được đóng vào container hoặc đã được gửi đi | Trước khi hàng hóa được xuất đi |
| Mục đích sử dụng | Để làm thủ tục thông quan và làm chứng từ thanh toán | Xem trước thông tin về hàng hóa để đạt được sự đồng thuận |
| Xác nhận thỏa thuận | Xác minh các giao dịch kinh doanh và ràng buộc các bên liên quan | Cam kết tạm thời giữa người mua và người bán |
| Giá trị thanh toán | Được sử dụng làm chứng từ thanh toán giữa hai bên | Không thể sử dụng như một chứng từ thanh toán |
Hiện tại, phần mềm hóa đơn điện tử eHoaDon tích hợp công cụ xuất hóa đơn tự động cho website EW đáp ứng đầy đủ các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC với nhiều tính năng nổi bật, giúp người dùng quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra một cách nhanh chóng và thuận tiện. Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu tìm hiểu về việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử, hãy để lại thông tin liên hệ; đội ngũ hỗ trợ tư vấn của WordPress Zone sẽ liên lạc và giải đáp mọi thắc mắc.
