Trong quá trình kinh doanh, việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là điều không thể tránh khỏi. Vậy thời điểm nào cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm? Bài viết này của WordPress Zone sẽ giúp bạn nắm rõ hơn và hướng dẫn cách thức thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo sổ sách kế toán chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn điều chỉnh giảm được định nghĩa là gì?
Theo Điều 3, Khoản 1, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được mô tả như sau:
“Hóa đơn là tài liệu kế toán do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra, ghi nhận thông tin về hoạt động bán hàng và dịch vụ. Hóa đơn có thể là dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn được in bởi cơ quan thuế.”
Hóa đơn điều chỉnh giảm được hiểu là hóa đơn được phát hành để sửa chữa hóa đơn đã lập trước đó có sai sót, với nội dung điều chỉnh giảm về số lượng, chất lượng hoặc giá trị của sản phẩm, dịch vụ cung cấp.
2. Khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?
Theo Điều 1, Khoản 13, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm gồm:
2.1. Doanh nghiệp áp dụng chiết khấu thương mại
Trong trường hợp chiết khấu thương mại được tính dựa trên số lượng hoặc doanh số hàng hóa, dịch vụ, số tiền chiết khấu sẽ được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng của lần mua cuối cùng hoặc kỳ thuế tiếp theo, đảm bảo rằng số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị ghi trên hóa đơn của lần mua gần nhất hoặc kỳ sau, hoặc có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo danh sách số hóa đơn cần điều chỉnh và số tiền cũng như tiền thuế điều chỉnh.
2.2. Khi có thay đổi thực tế về giá trị hoặc khối lượng
Người bán cần lập hóa đơn điện tử mới cho sự chênh lệch do quyết toán, phản ánh đúng theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh giảm khi có thay đổi về giá trị hoặc khối lượng dựa trên kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
2.3. Trả lại hàng hóa
Khi người mua trả lại hàng hóa, toàn bộ hoặc một phần (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi có thỏa thuận rằng người mua sẽ lập hóa đơn khi trả lại, trong trường hợp đó, người mua sẽ lập hóa đơn điện tử để giao cho người bán; cả người bán và người mua cần thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định trong việc bán hàng hóa.
2.4. Trường hợp hoàn lại hoặc giảm phí bảo hiểm, giảm hoa hồng môi giới và các khoản chi phí khác theo quy định của pháp luật
Dựa trên hóa đơn đã phát hành và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn lại hoặc giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã nhận (bao gồm số ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn), lý do hoàn lại hoặc giảm phí bảo hiểm, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt việc đã thanh toán hay chưa. Hóa đơn sẽ ghi cụ thể số tiền phí bảo hiểm được hoàn lại, lý do cho việc hoàn lại và giảm.
2.5. Trường hợp hóa đơn lập sai
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP), nếu hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua bị sai sót các thông tin liên quan đến mã số thuế, thuế suất, số tiền ghi trên hóa đơn, quy cách và chất lượng hàng hóa, tiền thuế, có thể lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
3. Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cần tuân thủ để đảm bảo không xảy ra sai sót và đúng theo quy định của pháp luật. Quy trình như sau:
Bước 1: Thông báo
Thông tin về sai sót và việc lập hóa đơn điều chỉnh được thông báo cho khách hàng.
Bước 2: Kiểm tra sai sót
Kiểm tra cẩn thận các sai sót trong hóa đơn gốc để xác định thông tin cần điều chỉnh.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Kế toán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cần:
- Ghi rõ mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số hóa đơn điều chỉnh, ngày lập hóa đơn.
- Ghi rõ nội dung điều chỉnh: Chi tiết các khoản điều chỉnh và lý do.
- Số tiền điều chỉnh: Số tiền giảm giá trị hóa đơn. Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Ký và đóng dấu
Người có thẩm quyền của doanh nghiệp sẽ ký và đóng dấu xác nhận.
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế và khách hàng
Sau khi đã hoàn thành việc lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán phải gửi hóa đơn này cho cơ quan thuế (nếu hóa đơn trước đó có sai sót và đã được gửi cho cơ quan thuế) cũng như cho khách hàng để họ có thể hiểu rõ thông tin và cập nhật lại số liệu kế toán.
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Trên thực tế, việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện để khắc phục những sai sót trên hóa đơn đã phát hành, vì vậy hóa đơn điều chỉnh cần phải tuân thủ quy định và nội dung phải chính xác. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh:
- Thời gian xuất hóa đơn điều chỉnh: Phải xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ hiện hành, ngay sau khi phát hiện các sai sót.
- Xuất hóa đơn điều chỉnh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: Hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ thay đổi dòng tiền, vì vậy kế toán cần thực hiện hạch toán để ghi nhận lại các thay đổi về doanh thu, chi phí và các khoản phải thu, phải trả.
- Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: Cần lưu giữ hóa đơn điều chỉnh cùng với hóa đơn gốc trong khoảng thời gian quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn và đồng thời hỗ trợ việc lập hóa đơn điều chỉnh một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một hoạt động không thể tránh khỏi trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó kế toán cần nắm rõ các quy định và thực hiện đúng các bước để đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ pháp luật về hoá đơn.
Nếu quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về công cụ xuất hóa đơn tự động cho website – eHoaDon Online for Woocommerce, hãy liên hệ với WordPress Zone để được tư vấn. eHoaDon Online for WooCommerce mang đến giải pháp tích hợp trực tiếp, vận hành tự động, tuân thủ quy định, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp ngay trên website bán hàng. Chủ động ứng dụng công cụ này để tối ưu quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
