Hóa đơn đầu vào là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp ghi chép các chi phí, giảm trừ và quyết toán thuế. Vậy các quy định về hóa đơn đầu vào được quy định như thế nào? Bài viết này của WordPress Zone sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin liên quan đến loại hóa đơn này như nội dung cần có trên hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn, các chứng từ đi kèm cũng như cách lưu trữ và bảo quản hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào hay hóa đơn mua hàng là chứng từ chứng minh việc mua hàng hóa và dịch vụ. Hóa đơn đầu vào có vai trò quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp, là cơ sở để ghi chép các chi phí, giảm trừ và quyết toán thuế.
Hóa đơn đầu vào cũng là căn cứ để tính toán chi phí sản xuất, kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến giá bán, phân phối sản phẩm và kế hoạch truyền thông.
Xem thêm: Hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT là gì?
2. Quy định về hóa đơn đầu vào
2.1. Quy định về nội dung
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào cần có những nội dung như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Thông tin về tên, họ, công ty, địa chỉ, mã số thuế và tài khoản thanh toán (nếu có) của cả người bán lẫn người mua.
- Ngày, tháng, năm phát hành hóa đơn.
- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Chi tiết về hàng hóa, dịch vụ như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký của người mua và người bán.
- Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử).
2.2. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đầu vào được quy định như sau:
- Đối với hóa đơn bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao từ bên bán sang bên mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ được hoàn tất hoặc khi hóa đơn được lập, cũng không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với hàng hóa được giao nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục của công trình, thời điểm xuất hóa đơn sẽ tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao.
2.3. Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào
Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào thì cần phải kèm theo các chứng từ liên quan đến giao dịch mua bán. Tùy vào từng tình huống mua hàng trong nước, nhập khẩu hàng hóa, hoặc mua sắm tài sản cố định, các chứng từ kèm theo hóa đơn đầu vào sẽ khác nhau.
Dưới đây là một số chứng từ thường gặp:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định: xác định các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của bên bán và bên mua.
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định: cần ghi rõ thời gian, địa điểm, số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định được bàn giao.
- Biên bản thanh lý hợp đồng: cần ghi cụ thể thời gian, kết quả và các cam kết của hai bên liên quan đến hợp đồng.
- Phiếu nhập kho: cần ghi rõ nguồn gốc, số lượng, đơn giá và tổng tiền của hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định được nhập kho.
- Phiếu thu, biên lai hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: cần ghi rõ số tiền, lý do và tài khoản ngân hàng của cả bên bán và bên mua.
3. Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào
Người mua có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào thông qua các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
Bước 2: Lựa chọn hình thức tra cứu hóa đơn: tra cứu một hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn.
Bước 3: Điền thông tin chi tiết của hóa đơn cần tìm, bao gồm:
- Mã số thuế
- Ký hiệu hóa đơn
- Mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực
Sau đó nhấn vào ô tìm kiếm.
4. Cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn đầu vào theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, hóa đơn đầu vào cần được giữ trong ít nhất 10 năm kể từ ngày lập. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức để lưu trữ, chẳng hạn như:
- Lưu trữ hóa đơn qua email hoặc trên ổ cứng máy tính.
- Lưu trữ trên những dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox,…
Tuy nhiên, những phương pháp lưu trữ này cần phải thực hiện bằng tay và rất dễ bị tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau. Hiện tại, phương pháp quản lý hóa đơn hiệu quả nhất là áp dụng các phần mềm hóa đơn điện tử từ những nhà cung cấp đáng tin cậy.
WordPress Zone cung cấp công cụ eHoaDon Online for Woocommerce cho website sử dụng CMS WordPress dùng để xuất hóa đơn bán hàng từ Woocommerce thông qua việc kết nối với nền tảng hóa đơn điện tử eHoaDon Online.
Từ đó, nâng cao hiệu suất công việc do tiết kiệm được thời gian nhập, xuất hóa đơn bằng tay. Đồng thời, cải thiện độ chính xác do các sai sót từ việc nhập dữ liệu của người phụ trách
5. Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
| Tiêu chí | Hóa đơn đầu vào | Hóa đơn đầu ra |
| Nguồn gốc | Hóa đơn được nhận khi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định từ nhà cung cấp. | Hóa đơn được xuất cho khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định. |
| Ý nghĩa về Thuế | Được sử dụng để hạch toán chi phí, giảm trừ thuế, và quyết toán với cơ quan thuế. | Được sử dụng để hạch toán doanh thu, tính toán nghĩa vụ thuế, và nộp thuế cho cơ quan thuế. |
| Ý nghĩa với hoạt động kinh doanh | Căn cứ để xác định chi phí đầu vào, từ đó ra quyết định tài chính, xác định giá bán và các hoạt động thúc đẩy bán hàng. | Căn cứ để đánh giá doanh thu, từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh và hoạch định chiến lược mục tiêu. |
| Chứng từ đi kèm | Bao gồm hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, phiếu thu, biên lai, và biên bản thanh lý hợp đồng. | Bao gồm hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn, và biên bản thanh lý hợp đồng. |
6. Làm mất hóa đơn đầu vào có bị xử phạt không?
6.1. Trường hợp mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành
Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt cho hành vi thông báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn trước khi phát hành hoặc hóa đơn đã mua từ cơ quan Thuế nhưng chưa lập được quy định như sau:
Có thể bị phạt cảnh cáo nếu khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn quá hạn từ 01 – 05 ngày tính từ ngày hết thời hạn khai báo và có các tình tiết giảm nhẹ theo quy định.
Mức phạt tiền dao động từ 1 – 4 triệu đồng cho hành vi khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn quá hạn từ 01 – 05 ngày kể từ ngày hết hạn báo cáo (ngoại trừ các trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều này).
Trường hợp phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng sẽ áp dụng cho các hành vi như:
- Khai báo mất, cháy, hư hỏng hóa đơn quá hạn từ 06 ngày trở lên kể từ ngày hết thời gian báo cáo theo quy định.
- Đơn vị không có báo cáo về việc mất, cháy hoặc hư hỏng hóa đơn.
6.2. Trường hợp mất hóa đơn đã thông báo phát hành
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 125, mức xử phạt cho trường hợp làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã phát hành sẽ như sau:
(1) Có thể bị phạt cảnh cáo với các hành vi:
- Làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng; đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, và có tình tiết giảm nhẹ theo quy định.
- Làm mất, cháy hoặc hư hỏng hóa đơn đã lập sai, đã bị xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn thay thế.
(2) Mức phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng sẽ áp dụng với các hành vi làm mất hóa đơn:
- Đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng và người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn, phải có biên bản giữa người bán và người mua ghi nhận sự việc.
(3) Mức phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng sẽ áp dụng với các hành vi:
- Làm mất hóa đơn (cháy, hỏng) đã phát hành, đã mua từ cơ quan Thuế nhưng chưa lập.
- Làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu hoặc chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu người mua làm mất hóa đơn thì phải có biên bản giữa người bán và người mua ghi nhận sự việc.
- Làm mất hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế. Các bên liên quan cần lập biên bản để xác nhận việc mất hóa đơn.
(4) sẽ bị phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng đối với những hành vi sau:
Làm mất hóa đơn đã phát hành và đã kê khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, ngoại trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo.
Lưu ý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện không áp dụng hình phạt cho hành vi làm mất, cháy hoặc hư hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa được kê khai thuế. Quy định này chỉ yêu cầu xử phạt đối với các hành vi làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã được nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ.
(5) Trong trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn đầu vào:
Khi xảy ra tình huống mất hóa đơn đã phát hành do bên thứ ba (giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai và nộp thuế, có đầy đủ hồ sơ, tài liệu hoặc chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ:
- Nếu bên thứ ba giao dịch với người bán thì người bán sẽ bị xử phạt
- Nếu bên thứ ba giao dịch với người mua thì người mua sẽ bị xử phạt
- Người bán hoặc người mua cùng bên thứ ba cần lập biên bản ghi nhận sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn
Trên đây là tổng hợp các quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
