Chúng ta thường thấy ở phần góc trên bên phải hoặc những vị trí nổi bật trên các hóa đơn điện tử (HĐĐT) có một chuỗi ký hiệu bao gồm chữ và số thể hiện những thông tin quan trọng như: hóa đơn có mã của cơ quan thuế (CQT) hay không, năm phát hành hóa đơn và loại HĐĐT được sử dụng,… Trong bài viết này, WordPress Zone sẽ giải thích về ký hiệu hóa đơn điện tử, dựa theo điểm a và b, khoản 1, Điều 4 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.
Nội bung bài viết
1. Ký hiệu hóa đơn điện tử có bao nhiêu ký tự?
Trong thời đại số, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần quan trọng không thể thiếu trong các giao dịch kinh tế. Ngoài việc cung cấp nhiều tiện ích, hóa đơn điện tử còn sở hữu một hệ thống ký hiệu riêng để bảo đảm tính chính xác và minh bạch.
Theo điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC liên quan đến ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tên bản sao hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự, là sự kết hợp giữa chữ và số để phản ánh thông tin về loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã), năm lập và loại hóa đơn được sử dụng.
Cụ thể, sáu ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một chữ cái (01), có thể là “C” hoặc “K”, trong đó “C” đại diện cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn “K” chỉ hóa đơn không có mã.
– Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả Rập (02), thể hiện 2 chữ số cuối của năm dương lịch khi phát hành hóa đơn. Chẳng hạn, năm 2022 sẽ là “22”, năm 2023 là “23”.
– Ký tự thứ tư là một chữ cái (01), được quy định là một trong các ký tự: T, D, L, M, N, B, G, H, để chỉ rõ loại hóa đơn sử dụng, cụ thể:
- “T” được sử dụng cho hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký.
- “D” dành cho hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn điện tử đặc thù.
- “L” đại diện cho hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- “M” biểu thị hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền.
- “N” dùng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- “B” dành cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- “G” thể hiện tem, vé, thẻ điện tử dưới dạng hóa đơn giá trị gia tăng.
- “H” áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
– Hai ký tự cuối do người bán tự quyết định dựa trên nhu cầu quản lý. Nếu không có yêu cầu quản lý nào riêng, hãy sử dụng ký tự “YY”.
– Ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử sẽ được hiển thị ở góc trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí dễ nhìn thấy.
Xem ngay: Hóa đơn là gì? Có bao nhiêu loại hóa đơn và hình thức thể hiện
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại HĐĐT như sau:
- Số 1: HĐĐT giá trị gia tăng (GTGT);
- Số 2: HĐĐT bán hàng;
- Số 3: HĐĐT bán tài sản công;
- Số 4: HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: HĐĐT khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ khác có nội dung HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Các chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn, gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Xem thêm: Chữ ký số là gì? Đặc điểm, lợi ích và đối tượng sử dụng
3. Cách đọc hóa đơn điện tử
Một số ví dụ nhận diện nội dung của HĐĐT qua các ký tự trong ký hiệu mẫu HĐĐT và ký hiệu HĐĐT:
- “2C18TBB” – là hóa đơn bán hàng, có mã của CQT, được lập năm 2018 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký theo quy định;
- “1K24DAA” – là hóa đơn GTGT, không có mã của CQT, lập năm 2024 và là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu chí bắt buộc do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký;
- “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử, không có mã CQT, lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Như vậy, ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ là chuỗi ký tự ngẫu nhiên mà còn chứa đựng thông tin quan trọng về hóa đơn. Hiểu rõ cấu trúc và ý nghĩa của ký hiệu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn hiệu quả hơn và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
