Biên bản điều chỉnh hóa đơn là tài liệu được sử dụng khi có lỗi hoặc nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử hiện nay ra sao? Có những quy định nào cần chú ý khi thực hiện biên bản điều chỉnh hóa đơn? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của WordPress Zone để biết thêm chi tiết.
Nội bung bài viết
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là tài liệu được lập bởi bên bán và bên mua nhằm xác minh và khắc phục những sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, chẳng hạn như sai mã số thuế, địa chỉ, tên sản phẩm hoặc số tiền. Việc lập biên bản này là cần thiết theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP để làm căn cứ pháp lý cho các hóa đơn điều chỉnh trong tương lai.
Nghĩa vụ của bên bán và bên mua:
- Nếu bên bán và bên mua là doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân kinh doanh: Hai bên phải phối hợp để lập một thỏa thuận văn bản, nêu rõ những sai sót để làm căn cứ.
- Nếu bên mua là cá nhân: Bên bán cần thông báo cho người mua biết, hoặc đăng thông báo trên website (nếu có), và ghi nhận sự đồng tình từ bên mua
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2019/BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số tình huống cần phải điều chỉnh hóa đơn như sau:
(1) Hóa đơn có lỗi về thông tin của người mua:
Sai tên và địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các thông tin khác trên hóa đơn.
(2) Hóa đơn có lỗi về nội dung:
- Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán.
- Sai số tiền thể hiện trên hóa đơn.
- Sai thuế suất và số tiền thuế.
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng tiêu chuẩn và chất lượng.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có thông tin sai lệch, hai bên mua bán cần chọn phương án xuất hóa đơn điều chỉnh và thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Mặc dù không bắt buộc, việc lập và lưu giữ biên bản điều chỉnh này được khuyến khích cho cả bên mua và bán. Biên bản sẽ cung cấp bằng chứng, giúp đảm bảo tính chắc chắn và minh bạch trong quy trình điều chỉnh hóa đơn.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn Thông tư 78 Tại Đây
4. Cách ghi thông tin trong biên bản điều chỉnh hóa đơn
Để hỗ trợ bạn ghi lại thông tin trong biên bản điều chỉnh hóa đơn, dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng mục mà bạn có thể tham khảo.
- Ngày lập biên bản: Ghi rõ ngày xuất hóa đơn điều chỉnh.
- Ghi đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán; số điện thoại, email (nếu có); và tên người lập biên bản (thường là kế toán).
- Ghi thông tin của hóa đơn có sai sót: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã cơ quan thuế,…
- Lý do điều chỉnh hóa đơn:
Cần ghi lý do một cách rõ ràng, súc tích và chính xác. Ví dụ:
- Điều chỉnh địa chỉ của người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới]. Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
- Điều chỉnh giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới].
Lưu ý:
- Khi phát hiện hóa đơn có lỗi trong kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
- Nếu hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế ghi đúng, người bán cần thông báo cho người mua và không cần lập lại hóa đơn.
5. Quy trình điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78
Quy trình chỉnh sửa hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định các sai sót trên hóa đơn điện tử.
Cần làm rõ thông tin bị sai trên hóa đơn, bao gồm:
- Nội dung sai: tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…
- Mức độ sai sót: nhỏ hay lớn, có ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế hay không.
- Nguyên nhân gây ra sai sót.
Bước 2: Chọn phương thức điều chỉnh phù hợp.
Có 2 phương thức để điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót:
- Sử dụng hóa đơn điện tử điều chỉnh: Phù hợp với sai sót nhỏ, ít ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế.
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế: Dùng cho sai sót lớn, ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế hoặc không thể điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh.
Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới cho người mua.
Bước 4: Kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới.
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới phải được lập trong 15 ngày kể từ khi phát sinh sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc mới phải lập đúng quy định và đầy đủ thông tin.
- Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn mới và hóa đơn được điều chỉnh/thay thế cần được lưu trữ đầy đủ, có chứng cứ.
Nội dung bài viết này của WordPress Zone đã cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử Thông tư 78 và hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn viết sai. Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu về công cụ xuất hóa đơn tự động cho website – eHoaDon Online for Woocommerce, hãy liên hệ với WordPress Zone để được tư vấn. Công cụ là plugin được tích hợp cùng với phần mềm xuất hóa đơn điện tử eHoaDon, cung cấp đầy đủ các chứng năng xử lý liên quan đến hóa đơn điện tử gốc như: điều chỉnh – thay thế – hủy hóa đơn.
