Chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy được thực hiện như thế nào? Bài viết này, WordPress Zone sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và cơ sở pháp lý giúp các kế toán mới hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn chứng từ giấy.
Nội bung bài viết
1. Cơ sở pháp lý về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn chứng từ giấy
Không phải ai cũng biết cách để chuyển hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hình thức giấy. Việc chuyển đổi này phải tuân theo quy định của pháp luật hiện hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và giấy tờ được công nhận hợp pháp.
Trước đây, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử (CTĐT) dựa theo Điều 12 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020 thì Thông tư 32/2011/TT-BTC không còn hiệu lực. Do đó căn cứ pháp lý cho việc chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử hiện nay được quy định bởi các thông tư mới.
Căn cứ pháp lý hiện tại để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn chứng từ giấy bao gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019 cùng với Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của chính phủ về hóa đơn và chứng từ.
2. Các trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử
Bắt đầu từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc trình bày hóa đơn, chứng từ dưới dạng giấy vẫn là yêu cầu cần thiết.
Việc chuyển đổi HĐĐT và CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy rất thuận lợi cho quá trình kiểm tra và thanh tra, điều tra hoặc truy thu thuế, đồng thời cũng giúp người bán chứng minh nguồn gốc hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Dưới đây là một số trường hợp cần thực hiện việc chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn và chứng từ giấy:
- Khi phát sinh yêu cầu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan trong quá trình thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc truy thu thuế.
- Khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho việc bán hàng
- Khách hàng có thể yêu cầu để đối chiếu và lưu trữ.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử cần tuân theo quy định tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
3. Quy trình chuyển đổi hóa đơn và chứng từ từ định dạng điện tử sang giấy
Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sang dạng giấy phải đảm bảo nguyên tắc bảo toàn nội dung. Cần đảm bảo nội dung của hóa đơn và chứng từ điện tử khớp với hóa đơn và chứng từ giấy sau khi hoàn tất chuyển đổi.
Sau đây, WordPress Zone sẽ chia sẻ quy trình chuyển đổi hóa đơn, chứng từ từ định dạng điện tử sang giấy theo 2 cách là chuyển đổi từng hóa đơn và chuyển đổi hàng loạt.
3.1. Chuyển đổi từng hóa đơn, chứng từ điện tử sang định dạng giấy
Để thực hiện chuyển đổi từng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sang giấy, kế toán cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chọn hóa đơn hoặc chứng từ cần chuyển đổi
Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế. Tại mục hóa đơn điện tử đã phát hành hoặc các mục chi tiết khác như hóa đơn chưa gửi, hóa đơn đang gửi hoặc hóa đơn bị lỗi, chọn hóa đơn hoặc chứng từ cần chuyển đổi.
- Bước 2: Chọn mục chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử sang giấy
Sau khi đã chọn hóa đơn hoặc chứng từ cần chuyển đổi, kế toán bấm vào mục chuyển thành hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF. Thông tin về người thực hiện chuyển đổi sẽ được tự động lấy theo họ và tên của người đăng nhập, nhưng kế toán có thể thay đổi nếu cần.
Lưu ý:
- Kế toán nên xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển đổi sang giấy để đảm bảo thông tin được in đầy đủ và chính xác.
- Trên hóa đơn và chứng từ chuyển đổi sẽ có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.
- Hóa đơn điện tử và chứng từ chuyển đổi sẽ có thông tin họ tên, chữ ký của người thực hiện và thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi
Kế toán nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy. Tiếp theo, kế toán có thể nhấn vào biểu tượng lưu và chọn đường dẫn để lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để có thể tra cứu lại khi cần.
3.2. Chuyển đổi hàng loạt hóa đơn, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy
Quy trình chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sang định dạng giấy tương tự như việc chuyển đổi từng hóa đơn và chứng từ riêng lẻ. Tuy nhiên, ở Bước 1, thay vì chọn một hóa đơn hay chứng từ điện tử, kế toán sẽ chọn nhiều hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi cùng lúc. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn nhiều hóa đơn, chứng từ điện tử cần chuyển đổi
Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc trang thông tin điện tử của Cục Thuế. Kế toán chọn mục hóa đơn đã phát hành (hoặc có thể chọn các mục con như: hóa đơn chưa gửi cho khách, hóa đơn đang gửi cho khách, hóa đơn gửi bị lỗi, v.v…).
Sau đó, nhấn chuột phải vào danh sách và chọn tùy chọn Chuyển thành hóa đơn giấy hàng loạt (tùy vào mỗi loại phần mềm, thao tác có thể khác). Tại đây, kế toán thiết lập các điều kiện để tìm kiếm những hóa đơn điện tử cần chuyển sang định dạng giấy, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Thông tin của người thực hiện chuyển đổi sẽ được chương trình tự động lấy theo họ và tên của người đăng nhập (kế toán có thể chỉnh sửa nếu cần).
- Tích chọn các hóa đơn cần chuyển đổi sang giấy.
- Kế toán có thể xem trước nội dung hóa đơn bằng cách nhấn “Xem hóa đơn” hoặc “Xem hóa đơn đã chọn” để kiểm tra nội dung của tất cả hóa đơn đã chọn.
- Bước 2: Chọn mục chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử sang giấy
Sau khi đã chọn thành công các hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi, kế toán bấm chọn tùy chọn chuyển thành hóa đơn giấy. Khi đó, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử thành file PDF.
- Bước 3: Nhấn chọn mục in hóa đơn, chứng từ điện tử đã chuyển đổi sang giấy
Khi đã chuyển đổi hàng loạt hóa đơn và chứng từ sang file PDF, kế toán nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử vừa chuyển đổi ra giấy. Hơn nữa, kế toán có thể lưu trữ hóa đơn đã chuyển đổi vào máy tính để dễ dàng tra cứu khi cần bằng cách nhấn vào biểu tượng lưu và chọn đường dẫn lưu trữ.
4. Tính hợp pháp của hóa đơn giấy và chứng từ giấy đã chuyển đổi
Theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“3. Hóa đơn và chứng từ điện tử khi được chuyển đổi sang dạng giấy thì chỉ có giá trị lưu trữ để ghi chép và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, không có giá trị trong giao dịch hay thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối điện tử với cơ quan thuế như quy định trong nghị định này.”
Do đó, hóa đơn và chứng từ giấy chuyển đổi từ hình thức điện tử chỉ có giá trị lưu trữ và ghi chép mà không có giá trị pháp lý trong giao dịch hay thanh toán. Kế toán cần chú ý đến tính hợp pháp của hóa đơn và chứng từ đã chuyển đổi trong các hoạt động của mình.
Một số lưu ý khác bao gồm:
- Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có uy tín và đủ khả năng.
- Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Kiểm tra kỹ càng nội dung hóa đơn và chứng từ điện tử sau khi đã chuyển đổi.
Các hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và những điều cần lưu ý cho kế toán đã được nêu ở trên. Quá trình chuyển đổi cần được thực hiện đúng quy trình để bảo đảm tính hợp lệ, tránh gây nhầm lẫn hoặc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và các cuộc thanh tra của cơ quan chức năng.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp công cụ xuất hóa đơn tự động cho website, vui lòng liên hệ với WordPress Zone qua fanpage facebook.com/wordpresszonevn để được tư vấn.
