Hóa đơn chuyển đổi là gì? Quy định về chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào? Cần tuân thủ những nguyên tắc gì khi in hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử? Hãy cùng WordPress Zone tìm hiểu về các vấn đề trên cũng như phân biệt hóa đơn hóa đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định pháp luật. Tùy vào mục đích sử dụng của người lập hóa đơn, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi sang hóa đơn giấy theo quy định.
Cụ thể, theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử thành hóa đơn giấy như sau:
Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo nội dung trên hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử khớp đúng với hóa đơn và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán một cách hợp lệ theo quy định pháp luật. Do đó, nhiều doanh nghiệp/tổ chức chọn phương pháp này để chứng minh rõ nguồn gốc hàng hóa khi vận chuyển.
2. Quy định về hóa đơn chuyển đổi
2.1. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn
Theo Khoản 1, Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về các trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong các tình huống sau:
- Khi có yêu cầu từ các giao dịch kinh tế hoặc tài chính phát sinh.
- Khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra.
- Theo quy định của pháp luật liên quan đến thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2.2. Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn
Nếu kế toán muốn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cần phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Phải có ký hiệu riêng chứng minh đã chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
- Cần có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Phần mềm hóa đơn điện tử eHoaDon Online – có tích hợp công cụ xuất hóa đơn tự động cho website, hỗ trợ cả người mua và người bán thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hóa đơn, bao gồm việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhanh chóng. Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo Thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.3. Ký hiệu đặc biệt trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu đặc biệt trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải bao gồm tất cả thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (cần ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
- Tên đầy đủ và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
- Thời điểm thực hiện chuyển đổi.
3. Phân biệt giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy
Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi có sự khác nhau như thế nào?
Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ về hóa đơn giấy. Theo Khoản 1 điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy là tài liệu kế toán được thể hiện bằng giấy do tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng lập và theo dõi ghi nhận thông tin giao dịch.
Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi đều chứa nội dung trên chất liệu giấy. Để hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này, mời bạn xem bảng so sánh dưới đây.
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử chuyển đổi | Hóa đơn giấy |
| Mục đích sử dụng | Chứng minh nguồn gốc hàng hóa hữu hình, lưu trữ chứng từ kế toán | Ghi nhận thông tin bán hàng và dịch vụ |
| Chữ ký | Trên hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có chữ ký tay và tên của người lập hóa đơn điện tử chuyển đổi | Cần có chữ ký trực tiếp của người lập |
| Thông tin trên hóa đơn |
|
|
| Liên hóa đơn | Không có | Có nhiều liên đi kèm |
| Ký hiệu | E | P hoặc T |
| Thời gian thực hiện chuyển đổi | Cần được ghi rõ cho từng hóa đơn | Không bắt buộc |
4. Nguyên tắc in hóa đơn điện tử chuyển đổi
Tại Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ về các nguyên tắc in hóa đơn chuyển đổi.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy
- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử hợp pháp có thể được đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu từ các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và các quy định của pháp luật liên quan.
- Việc này phải đảm bảo nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải trùng khớp với hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
- Khi hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy, hóa đơn giấy chỉ có giá trị ghi sổ và theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, không thể sử dụng để giao dịch hay thanh toán, trừ khi nó được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối điện tử với cơ quan thuế như đã quy định trong Nghị định này.
Ngoài ra, theo điều 12 khoản 1 của thông tư 32/2011/TT-BTC, có thêm quy định về nguyên tắc chuyển đổi:
“Nhà cung cấp hàng hóa có quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được thực hiện một (01) lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định tại các khoản 2, 3, 4 của điều này và cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp cùng dấu của nhà cung cấp.
Cả người mua và người bán cũng có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để lưu trữ kế toán cũng phải tuân theo các quy định tại các khoản 2, 3, 4 của điều này.”
Vì vậy, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cần phải trùng khớp về nội dung và chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất. Hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được đổi khi có yêu cầu từ các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và theo quy định của pháp luật.
Hoá đơn chuyển đổi cần phải đáp ứng 3 tiêu chí cơ bản: nội dung phải chính xác và đầy đủ, phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, cùng với một ký hiệu riêng. Chỉ khi tuân thủ các nguyên tắc và điều kiện này, hoá đơn điện tử chuyển đổi mới có giá trị pháp lý.
5. Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần chữ ký và đóng dấu?
Trước đây, hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử được dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Tuy nhiên, hiện tại các cơ quan chức năng có khả năng tra cứu thông tin hoá đơn điện tử để kiểm tra hàng hóa trên thị trường trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trong một số tình huống không thể tránh khỏi do sự cố, người vận chuyển hàng hóa có thể trình bày bản sao giấy của hoá đơn điện tử (không cần phải có chữ ký và đóng dấu của người mua, người bán) để cơ quan chức năng tra cứu dữ liệu điện tử. Vì vậy, hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử khi dùng cho mục đích lưu trữ không cần chữ ký hay đóng dấu của người mua và người bán.
Hy vọng qua thông tin từ WordPress Zone đã giúp bạn nắm bắt thêm được những điểm mới về hóa đơn chuyển đổi là gì và việc sử dụng hoá đơn điện tử một cách an toàn.
