Hóa đơn hàng tặng không thu tiền là loại hóa đơn được phát hành khi doanh nghiệp trao tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng để ghi nhận chi phí của doanh nghiệp một cách rõ ràng. Vậy quy trình xuất hóa đơn cho quà tặng theo nghị định 70/2025/NĐ-CP được thực hiện như thế nào? Hãy cùng WordPress Zone khám phá nội dung dưới đây.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn hàng tặng không thu tiền là gì?
Hóa đơn hàng tặng không thu tiền, hay còn gọi là hóa đơn biếu tặng là loại hóa đơn được tạo ra khi doanh nghiệp tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng mà không yêu cầu thanh toán. Mục đích của việc phát hành hóa đơn này là để ghi nhận chi phí của doanh nghiệp một cách rõ ràng, đồng thời tuân thủ các quy định thuế hiện hành.
2. Khi nào cần lập hóa đơn hàng tặng không thu tiền?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm b Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
“Trong trường hợp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên và hàng tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa theo các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định ở Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định 70. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 70.”
Như vậy, hàng biếu tặng cần phải xuất hóa đơn theo quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, theo quy định tại điểm b khoản 7 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Khi tiến hành khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật thương mại; tặng, biếu hàng hóa, dịch vụ hợp pháp thì có thể lập hóa đơn tổng hợp giá trị khuyến mại, tặng, biếu kèm theo danh sách chi tiết các mặt hàng khuyến mại, tặng, biếu. Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn cho từng giao dịch, người bán phải phát hành hóa đơn cho khách.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ liên quan đến chương trình khuyến mại, tặng, biếu và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, đồng thời phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin giao dịch và phải cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
- Hóa đơn cần ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê cần có đầy đủ thông tin như tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng số tiền hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, ngày lập và chữ ký của người lập bảng kê.
- Nếu người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần có các chỉ tiêu “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
- Tổng số tiền thanh toán phải bằng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Danh sách hàng hóa, dịch vụ bán ra phải được ghi theo trình tự thời gian bán hàng trong ngày. Bảng kê cũng cần ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm”.
3. Quy định về việc xuất hóa đơn cho quà tặng
Các doanh nghiệp khi tặng quà cho khách hàng đều cần xuất hóa đơn và sau đây là hướng dẫn cho việc xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng:
3.1. Đảm bảo đầy đủ thông tin trên hóa đơn theo quy định
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế được quy định tại Điều 7 Thông tư 32/2025/TT-BTC bao gồm các nội dung sau:
- Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ;
- Ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn;
- Thông tin doanh nghiệp bán hàng như: Tên, địa chỉ, mã số thuế;
- Thông tin khách hàng như: Họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu, ngày hết hạn hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh;
- Thông tin hàng hóa gồm: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa; tổng tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
- Tên hàng hóa cần ghi rõ: nhãn hiệu, ký hiệu sản phẩm (số seri, model nếu có), nguồn gốc hàng hóa đối với hàng nhập khẩu, số máy dành cho sản phẩm cơ khí điện tử. Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán và chữ ký của người mua. Phần dành cho cơ quan hải quan có nhiệm vụ ghi kết quả kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế và hàng hóa, bao gồm các nội dung sau:
+ Số thứ tự hàng hóa;
+ Tên hàng hóa;
+ Số lượng hàng hóa;
+ Số thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế;
+ Số thuế giá trị gia tăng được hoàn theo quy định;
+ Ngày tháng năm kiểm tra của công chức hải quan;
+ Tên và chữ ký của công chức hải quan thực hiện kiểm tra.
- Phần dành cho Ngân hàng thương mại là đơn vị đại lý hoàn thuế, bao gồm các nội dung:
+ Số hiệu và ngày tháng của chuyến bay/chuyến tàu người nước ngoài xuất cảnh;
+ Số tiền thuế hoàn lại cho người nước ngoài;
+ Hình thức thanh toán: ghi rõ số tiền thanh toán từng hình thức, bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (bao gồm tên thẻ và số thẻ);
+ Ngày tháng năm thực hiện thanh toán.
3.2. Thời điểm xuất hóa đơn biếu tặng
Theo điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về thời điểm xuất hóa đơn:
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa (gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn điện tử, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.”
Do vậy, thời điểm xuất hóa đơn biếu tặng là lúc doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu quà tặng cho khách hàng.
3.3. Kê khai và tính thuế GTGT cho hóa đơn biếu tặng
Doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng cho khách hàng phải lập hóa đơn, cùng với việc kê khai và tính thuế GTGT như đối với hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách.
Theo Điểm c Khoản 1 Điều 7 của Luật thuế GTGT năm 2024, được hướng dẫn bởi Khoản 1 Điều 6 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế cho hàng hóa, dịch vụ dùng cho trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu tặng hoặc cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ tương tự hoặc tương đương vào thời điểm xảy ra các hoạt động này.
Như vậy, giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa, dịch vụ tương tự hoặc tương đương tại thời điểm diễn ra việc biếu quà.
4. Hướng dẫn hóa đơn cho quà tặng không lấy tiền
Căn cứ theo Điều 9 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP, quà tặng cũng thuộc hình thức khuyến mãi, bao gồm cả trường hợp hàng hóa khuyến mãi kèm theo giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và trường hợp không liên quan tới mua hàng hóa, dịch vụ.
Theo Khoản 5 Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng cho mục đích khuyến mãi có giá tính thuế bằng không (=0). Nếu hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho khuyến mãi nhưng không tuân thủ theo quy định pháp luật trong thương mại thì cần được kê khai thuế GTGT như hàng hóa biếu tặng, cho và sử dụng nội bộ. Vậy có hai tình huống diễn ra:
- Tình huống 1: Nếu quà tặng được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về thương mại, thì sẽ không bị tính thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ ghi cột đơn giá = 0.
- Tình huống 2: Nếu quà tặng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại, thì hóa đơn cần phải có đầy đủ thông tin về giá, thuế suất cũng như tiền thuế suất, giống như bán hàng cho khách hàng. Trong trường hợp này, bên bán (bên cho) phải kê khai hóa đơn cho hàng tặng đó và sẽ có phát sinh thuế GTGT.
Ví dụ: Công ty TNHH XYZ sản xuất mỹ phẩm chăm sóc da. Năm 2024, công ty tổ chức khuyến mãi mua 6 sản phẩm tặng 1 sản phẩm trong hai đợt: Tháng 4/2024 và tháng 8/2024.
- Chương trình khuyến mãi lần 1 (tháng 4/2024) được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thương mại. Do vậy, đối với các sản phẩm mỹ phẩm tặng kèm trong lần 1, Công ty TNHH XYZ kê khai giá tính thuế bằng 0.
- Trong trường hợp chương trình khuyến mãi lần 2 (tháng 8/2024) không tuân thủ đúng quy trình khuyến mãi theo quy định của pháp luật về thương mại, thì công ty phải kê khai và tính thuế GTGT cho số sản phẩm tặng kèm đó.
Trên đây là những thông tin mà doanh nghiệp cần biết về hóa đơn hàng tặng không thu tiền. Nếu quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về công cụ xuất hóa đơn tự động cho website – eHoaDon Online for Woocommerce, hãy liên hệ với WordPress Zone để được tư vấn.
