Quản lý hóa đơn đầu vào, quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) hiệu quả giúp công ty quản lý chi phí, tuân thủ quy định thuế và tối ưu hóa tình hình tài chính. Trong bài viết này, WordPress Zone sẽ chia sẻ những quy định mới nhất về quản lý hóa đơn và 5 phương pháp quản lý hiệu quả nhất, hỗ trợ kế toán trong việc kiểm tra, lưu trữ và xử lý hóa đơn một cách chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Nội bung bài viết
1. Quản lý hóa đơn là như thế nào?
Quản lý hóa đơn là quy trình liên quan đến việc đăng ký, thu thập, sao lưu, bảo quản và sử dụng hóa đơn để kiểm soát tài chính, kế toán và kê khai thuế cho doanh nghiệp.
Các loại hóa đơn cần quản lý gồm:
- Hóa đơn điện tử: Là dạng hóa đơn phổ biến hiện nay, được phát hành và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có chữ ký số và có giá trị pháp lý tương tự hóa đơn giấy.
- Hóa đơn bán hàng: Được sử dụng cho các giao dịch không phát sinh thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Hóa đơn GTGT: Áp dụng cho các giao dịch có thuế GTGT, bao gồm thông tin về thuế để doanh nghiệp thực hiện khấu trừ.
- Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nội dung của việc quản lý hóa đơn gồm:
- Đăng ký và phát hành hóa đơn: Tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần thực hiện việc đăng ký, tạo ra và phát hành hóa đơn (chủ yếu là HĐĐT) để ghi lại thông tin về giao dịch.
- Thu thập và lưu trữ: Cần thu thập hóa đơn đầu vào, đầu ra cùng các chứng từ liên quan, sau đó bảo quản và lưu trữ theo quy định pháp luật nhằm phục vụ cho việc tra cứu và đối chiếu thông tin tài chính.
- Quản lý thông tin giao dịch: Doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý hóa đơn để thuận tiện trong việc tra cứu, so sánh và trích xuất chi tiết các giao dịch, từ đó nắm rõ tình hình tài chính nội bộ.
- Kê khai và đối chiếu: Hóa đơn là tài liệu quan trọng để thực hiện kê khai thuế. Việc quản lý hóa đơn bảo đảm tính chính xác trong kê khai thuế đầu vào và đầu ra.
- Xử lý sai sót hóa đơn: Bao gồm cả việc điều chỉnh hóa đơn sai bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đúng theo quy định của pháp luật, để tránh rủi ro thuế.
2. Tại sao cần quản lý hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào ghi nhận các khoản chi phí cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy quản lý hóa đơn đầu vào một cách hiệu quả sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
2.1. Hỗ trợ quản lý tài chính và kế toán hiệu quả
Hóa đơn đầu vào được xem là tài liệu hợp lệ để thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phí và tránh việc lãng phí tiền. Hóa đơn đầu vào cũng là cơ sở để tính toán thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế tài chính khác, từ đó giúp doanh nghiệp xác định giá vốn và ra quyết định kinh doanh chính xác.
2.2. Tính toán chi phí sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ
Hóa đơn đầu vào cung cấp thông tin cụ thể về các chi phí đã chi cho sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ. Thông tin này giúp doanh nghiệp xác định chi phí sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, đồng thời đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn như định giá, triển khai các chương trình khuyến mại,…
2.3. Cơ sở khi giải trình, kiểm tra và kiểm toán doanh nghiệp
Trong quá trình kiểm tra tài chính của doanh nghiệp, hóa đơn đầu vào giữ vị trí quan trọng. Các bộ phận kiểm toán hoặc cơ quan quản lý thuế sẽ sử dụng hóa đơn đầu vào để xác minh tính hợp lệ của các khoản chi phí, thuế bắt buộc và các khoản giá trị gia tăng đã được khấu trừ.
3. Quy định hiện hành về quản lý hóa đơn đầu vào
3.1. Đảm bảo hóa đơn đầu vào đúng quy định
Hóa đơn hợp lệ theo quy định pháp luật Việt Nam (cụ thể là Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP) cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
Về nội dung hóa đơn:
Hóa đơn phải chứa tất cả các thông tin bắt buộc, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế suất, số tiền thuế GTGT (nếu có thuế)
- Tổng số tiền thanh toán
- Ngày lập hóa đơn
- Chữ ký điện tử hoặc chữ ký của người bán, người mua (nếu là hóa đơn giấy)
Về hình thức:
- Hóa đơn điện tử phải đúng định dạng quy định (XML theo Thông tư 78), có mã cơ quan thuế hoặc mã của tổ chức cung cấp dịch vụ (nếu hóa đơn có mã).
- Nếu là hóa đơn giấy, cần phải tuân theo mẫu hóa đơn đã được đăng ký hoặc thông báo phát hành.
Về thời gian lập hóa đơn:
Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, cụ thể là ngay khi hoàn tất dịch vụ hoặc khi giao hàng, trừ một số trường hợp lập định kỳ.
Về tính chính xác và trung thực:
Hóa đơn phải phản ánh chính xác giao dịch thực tế gồm việc mua bán và cung ứng dịch vụ thật sự. Không được lập hóa đơn giả mạo hoặc sửa chữa một cách tùy tiện.
Về việc đăng ký sử dụng:
Các đơn vị phát hành hóa đơn cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ đã được cấp phép.
3.2. Về bảo quản và lưu trữ hóa đơn đầu vào
Quá trình quản lý hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử, thuế và kế toán theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Hóa đơn này cũng phải được bảo quản để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Thời gian lưu trữ cũng phải đúng quy định của pháp luật kế toán.
4. Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào
Dưới đây là quy trình quản lý hóa đơn đầu vào thông dụng tại doanh nghiệp:
- Bước 1: Tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
Nhận hóa đơn giấy hoặc điện tử từ nhà cung cấp và kiểm tra thông tin như mã số thuế, tên công ty, ngày xuất hóa đơn, giá trị,…
- Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và biên bản nghiệm thu. Xác nhận xem hóa đơn có đầy đủ nội dung quy định không và nhà cung cấp có hoạt động bình thường không?
- Bước 3: Ghi nhận vào hệ thống kế toán
Nhập dữ liệu hoặc đồng bộ hóa đơn vào phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Phân loại theo nhóm chi phí hoặc tài khoản kế toán phù hợp.
- Bước 4: Lưu trữ hóa đơn
Đối với hóa đơn giấy: lưu bản cứng tại phòng kế toán.
Còn hóa đơn điện tử: cần lưu trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử và tuân thủ thời gian lưu trữ theo quy định (10 năm).
- Bước 5: Kê khai thuế GTGT đầu vào
Phải đưa vào tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý đúng thời hạn. Theo dõi hóa đơn kê khai để tránh việc kê khai trùng lặp hoặc thiếu sót.
- Bước 6: Đối chiếu, rà soát, báo cáo
Định kỳ thực hiện đối chiếu với báo cáo công nợ và hệ thống nhà cung cấp. Tổng hợp báo cáo hóa đơn đầu vào để phục vụ cho việc thanh tra và quyết toán thuế.
5. Phương pháp quản lý hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Hiện nay, các doanh nghiệp đang áp dụng nhiều phương thức khác nhau để quản lý hóa đơn điện tử, tùy vào tình hình cụ thể và nhu cầu của từng tổ chức. Dưới đây là 5 phương pháp phổ biến mà các doanh nghiệp đang sử dụng ngày nay.
5.1. Quản lý hóa đơn qua email
Một trong những phương pháp mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn là tạo một địa chỉ email riêng để tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Với cách này, kế toán có thể dễ dàng quản lý và lấy thông tin hóa đơn từ các nhà cung cấp mà không lo bị nhầm lẫn.
Tuy nhiên, phương pháp này khá thủ công và có nhiều hạn chế:
- Việc sử dụng email riêng để nhận hóa đơn có thể gây ra sự thiếu chuyên nghiệp và không tin cậy cho một số đối tác lớn.
- Có nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa hoặc gặp khó khăn trong việc sao lưu dữ liệu sang tài khoản mới nếu kế toán nghỉ việc.
- Kế toán cần phải hạch toán lên hệ thống phần mềm kế toán, do đó tỷ lệ sai sót trong quá trình nhập liệu khá cao.
5.2. Lưu trữ và quản lý hóa đơn trên các thư mục của máy tính
Việc sử dụng thư mục trên máy tính cũng là một phương pháp mà nhiều kế toán áp dụng để lưu trữ hóa đơn điện tử. Sau khi nhận hóa đơn qua email, kế toán chỉ cần tải về và lưu vào một thư mục nhất định.
Việc lưu hóa đơn theo thư mục giúp kế toán thao tác dễ dàng hơn, thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ có ít giao dịch mua hàng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng gặp một số hạn chế như:
- Khó khăn trong việc tìm kiếm, lọc hóa đơn theo nhà cung cấp.
- Tốn nhiều thời gian.
- Có nguy cơ mất dữ liệu nếu máy tính gặp sự cố liên quan đến bộ nhớ hoặc ổ đĩa.
- Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và hạch toán trên hệ thống phần mềm kế toán.
5.3. In hóa đơn ra giấy để lưu trữ sau khi nhận email
Quản lý hóa đơn qua email có thể gặp nhiều rủi ro liên quan đến mất dữ liệu và tốn thời gian trong việc tra cứu. Do đó, sau khi nhận email hóa đơn đầu vào, kế toán thường chọn phương pháp in hóa đơn ra giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua bán.
Phương pháp này cho phép lưu giữ hóa đơn đồng thời qua email và tài liệu mà không cần tạo email mới. Tuy nhiên, việc in ấn để lưu trữ có nhiều bất lợi, chẳng hạn như:
- Chi phí cho in ấn và lưu giữ giấy tốn kém.
- Không thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Phương pháp này vẫn yêu cầu nhân viên kế toán phải thực hiện hạch toán thủ công vào hệ thống kế toán.
5.4. Nhận hóa đơn qua email và sau đó tạo bảng kê trên Excel
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị nhỏ, vẫn sử dụng bảng tính Excel trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào như một giải pháp đơn giản và phù hợp với phong cách làm việc của nhân viên kế toán. Sau khi nhận được hóa đơn điện tử qua email, kế toán sẽ nhập dữ liệu thủ công vào bảng tính Excel.
Điều này hỗ trợ việc theo dõi và quản lý thông tin hóa đơn một cách tổng thể và khoa học, cũng như cho phép gắn link đến hộp thư chứa hóa đơn gốc. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại một số hạn chế:
- Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót, thiếu hóa đơn hoặc nhập dư.
- Tra cứu hóa đơn gốc trên email và đối chiếu với bảng tính gặp nhiều khó khăn.
- Có khả năng mất dữ liệu hoặc nhập sai khi cập nhật bảng tính lên phần mềm kế toán, đồng thời tiêu tốn thời gian cho việc kiểm tra và đối chiếu.
5.5. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính tiện lợi. Kế toán không còn phải nhận và phân loại email hóa đơn bằng phương pháp thủ công như trước. Thay vào đó, phần mềm kế toán tự động nhận và kiểm tra thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
Nếu phát hiện ra lỗi nào, phần mềm sẽ ngay lập tức gửi thông báo. Sau khi xác nhận thông tin trên hóa đơn là chính xác, hệ thống sẽ tự động nhập và hạch toán vào phần mềm kế toán.
Những lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý hóa đơn có thể được nêu ra như sau:
- Kế toán sẽ có thêm thời gian để thực hiện các công việc khác.
- Giảm thiểu tối đa các lỗi phát sinh từ việc nhập liệu bằng tay.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào.
- Dữ liệu dễ dàng được đồng bộ hóa trên một nền tảng duy nhất.
- Quy trình quản lý hóa đơn điện tử trở nên đơn giản, thuận tiện cho việc tìm kiếm và truy xuất khi cần.
Tuy nhiên, để phát huy tối đa những lợi ích này, doanh nghiệp cần chọn lựa nhà cung cấp phần mềm có uy tín, có chuyên môn vững về tài chính – kế toán và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp. Và eHoaDon Online for Woocommerce – Công cụ xuất hóa đơn tự động cho website là một lựa chọn đáng để bạn cân nhắc.
Việc quản lý và xuất hóa đơn thủ công chắc chắn tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Đây là lúc bạn nên sử dụng plugin xuất hóa đơn tự động cho website wordpress eHoaDon Online for WooCommerce.
- Tích hợp trực tiếp WooCommerce – đồng bộ đơn hàng, xuất hóa đơn chỉ với 1 thao tác.
- Nhanh chóng – Chính xác – Tiện lợi – tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót.
- Tuân thủ chuẩn hóa đơn điện tử theo quy định, dễ dàng tra cứu và quản lý.
Trải nghiệm ngay eHoaDon Online for WooCommerce để tự động hóa quy trình bán hàng, nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng!
Quản lý hóa đơn điện tử một cách chính xác và khoa học giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền và lưu trữ dữ liệu một cách đầy đủ. Mỗi phương thức quản lý sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm để khắc phục những hạn chế của phương thức truyền thống. Hy vọng với những thông tin mà WordPress Zone vừa chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể lựa chọn được một phương pháp quản lý hóa đơn phù hợp nhất.
