Nếu bạn đang tìm hiểu về khái niệm chữ ký số và những thông tin cơ bản liên quan đến nó, bài viết dưới đây của WordPress Zone sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết nhất. Hãy cùng khám phá và ghi lại những thông tin cần thiết nhé!
Nội bung bài viết
1. Chữ ký số là gì?
Theo quy định pháp luật tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP, quy định rõ rằng:
“Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được hình thành từ việc mã hóa một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mã hóa không đối xứng. Qua đó, người có thông điệp dữ liệu gốc cùng với khóa công khai của người ký sẽ xác định được chính xác:
- Việc mã hóa này được thực hiện bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu từ khi được mã hóa.”
Ngoài ra, nếu nhìn từ khía cạnh ứng dụng, chữ ký số được xem như một dạng chữ ký điện tử. Nó hoàn toàn có thể thay thế chữ ký tay và được sử dụng trên các thiết bị điện tử.
Chữ ký số thực hiện vai trò tương tự như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Khi sử dụng chữ ký số, các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp sẽ được pháp luật công nhận khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Ví dụ như ký kê khai thuế, ký hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính,…
Trong chữ ký số thường có các thông tin như:
- Tên doanh nghiệp bao gồm cả tên và mã số thuế.
- Số seri của chứng thư số.
- Thời gian hiệu lực của chứng thư số.
- Tên tổ chức chứng thực chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử do tổ chức chứng thực cung cấp.
- Các giới hạn về phạm vi và mục đích sử dụng của chứng thư số.
- Các giới hạn trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
- Các thông tin cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Xem thêm: Hóa đơn là gì? Có bao nhiêu loại hóa đơn và hình thức thể hiện
2. Thành phần của chữ ký số
Chữ ký số được hình thành từ thuật toán RSA, một phương pháp mã hóa sử dụng cặp khóa công khai và khóa bí mật. Các thành phần chính của chữ ký số gồm:
- Khóa bí mật (Private Key): Được dùng để tạo ra chữ ký số.
- Khóa công khai (Public Key): Được sử dụng để xác thực chữ ký và người dùng, được sinh ra từ khóa bí mật liên quan.
- Người ký: Là người sử dụng khóa bí mật để ký các tài liệu, văn bản hoặc hóa đơn điện tử nhân danh của mình.
- Người nhận: Tổ chức hoặc cá nhân nhận chữ ký số và sử dụng chứng thư số để kiểm tra chữ ký số nhằm thực hiện các hợp đồng, giao dịch liên quan.
- Ký số: Quá trình đưa khóa bí mật vào phần mềm tự động để tạo ra chữ ký số và gắn vào dữ liệu cần thiết.
3. Đặc điểm của chữ ký số
Khi sử dụng chữ ký số, bạn cần biết đến 5 đặc điểm chính như sau:
- Tính xác thực: Thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số giúp xác minh danh tính của người sở hữu.
- Tính bảo mật: Chữ ký số có mức độ bảo mật cao và thông tin rất khó bị đánh cắp bởi hacker. Điều này nhờ vào 2 lớp mã khóa bảo vệ, bao gồm khóa bí mật và khóa công khai.
- Tính toàn vẹn: Văn bản hoặc tài liệu có chữ ký số chỉ có thể được mở bởi một mình người nhận văn bản hoặc tài liệu đó. Do đó, trong các giao dịch điện tử, thông tin trong tài liệu/văn bản được đảm bảo toàn vẹn tuyệt đối.
- Tính không thể chối bỏ: Khi đã có chữ ký số trên các văn bản/tài liệu/hợp đồng, chữ ký này không thể bị xoá bỏ hay thay thế. Do khả năng này, chữ ký số rất phù hợp với nhiều loại đối tượng khác nhau.
Xem ngay: Thuế suất là gì? Có những loại thuế suất nào ở Việt Nam
4. Đối tượng sử dụng chữ ký số
Hiện tại, đối tượng áp dụng chữ ký số bao gồm mọi cá nhân và tổ chức. Theo đó, những cá nhân và tổ chức này sẽ sử dụng chữ ký số cho các mục đích cụ thể như sau:
- Chữ ký số cho cá nhân/cá nhân trong tổ chức/doanh nghiệp: Được sử dụng để khai nộp thuế thu nhập cá nhân, thực hiện khai báo trên trang đăng ký kinh doanh hoặc ký kết hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động,…
- Chữ ký số cho doanh nghiệp và tổ chức: Được sử dụng để khai thuế, nộp thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội, khai báo thuế hải quan,… Ngoài ra, doanh nghiệp và tổ chức cũng áp dụng chữ ký số trong việc ký các văn bản nội bộ, ký các giao dịch đối soát, ký các giao dịch chuyển khoản qua ngân hàng,… và nhiều mục đích khác.
5. Mục đích sử dụng chữ ký số
Chắc chắn rằng bạn đang quan tâm đến chức năng của chữ ký số. Thực tế, chữ ký số phục vụ 3 mục đích chính, quan trọng như sau:
- Được sử dụng để kê khai, nộp tờ khai cùng với nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,… Trong những trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải in lại tờ khai và thực hiện thủ tục đóng dấu như cách thông thường.
- Chuyên dùng khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký như: đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, mở văn phòng đại diện hay thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh,… Việc áp dụng chữ ký số trong những thay đổi này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình hành chính, đẩy nhanh tiến độ công việc.
- Áp dụng khi doanh nghiệp và các đối tác/khách hàng ký kết hợp đồng qua hình thức trực tuyến. Điều này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và gặp gỡ trực tiếp. Như vậy, mục tiêu cuối cùng của việc sử dụng chữ ký số là giúp cho quá trình trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các bên liên quan trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Cùng với việc dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến, thời gian trao đổi được rút ngắn mà vẫn đảm bảo an toàn và bảo mật cao về mặt pháp lý.
Gợi ý: Phần mềm hóa đơn điện tử là gì? 16 Phần mềm tốt nhất hiện nay
6. Các loại chữ ký số hiện nay
Bên cạnh những câu hỏi như chữ ký số là gì hay chữ ký số có công dụng gì, hiện có nhiều người quan tâm đến 4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay.
- Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số sử dụng USB để tích hợp với phần mềm. Đây là loại chữ ký số thông dụng nhất hiện nay. Để sử dụng, người dùng cần cài đặt phần mềm ký số trên máy tính và cắm USB vào máy. Sau đó, người dùng sẽ đăng nhập vào chữ ký số bằng mã PIN và thực hiện các giao dịch.
- Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM (viết tắt của Hardware Security Module) là loại chữ ký số sử dụng thiết bị HSM để lưu trữ các cặp khóa và chứng thư số. Loại chữ ký này thường được áp dụng cho các ứng dụng yêu cầu tốc độ cao trong việc xác thực và mã hóa tức thời. Hiện nay, HSM có thể được kết nối vào máy tính hoặc thiết bị độc lập qua thẻ PCMCIA hoặc card PCI. Khác với USB Token, chữ ký HSM có thể thực hiện hàng nghìn chữ ký đồng thời.
- Chữ ký số SmartCard
Chữ ký số SmartCard hoàn toàn khác biệt so với USB Token và HSM vì nó được tích hợp trong sim điện thoại. Điều này cho phép người dùng ký số một cách nhanh chóng và dễ dàng qua điện thoại di động bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, chữ ký số SmartCard cũng gặp phải hạn chế lớn là phụ thuộc vào loại SIM do nhà cung cấp lựa chọn và khi không có sóng, người dùng có thể gặp rủi ro như không thể ký số hoặc ký số chậm.
- Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa (Remote Signature) là loại chữ ký số hoạt động dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Với loại chữ ký này, người dùng có thể ký số ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, chẳng hạn trên điện thoại, laptop hoặc máy tính bảng. Mặc dù vậy, loại chữ ký số này hiện tại vẫn chưa được ứng dụng một cách phổ biến. Lý do là còn nhiều vấn đề về bảo mật dữ liệu đang được các nhà cung cấp nghiên cứu và phát triển.
7. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
Hãy cùng WordPress Zone điểm qua một số lợi ích của việc sử dụng chữ ký số trong quy trình ký kết của cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức:
- Bảo vệ thông tin
Mỗi chữ ký đại diện cho một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất. Vào thời điểm ký kết, chỉ có người ký mới sở hữu khóa bí mật. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ chữ ký bị lợi dụng bất hợp pháp. Tài liệu hoặc hợp đồng điện tử luôn được bảo vệ an toàn vì chỉ có những người ký mới biết nội dung bên trong.
- Chữ ký số khó bị làm giả
Chữ ký số rất khó bị giả mạo. Hình thức chữ ký này bao gồm một khóa bí mật và một khóa công khai. Khóa bí mật giống như mật khẩu đăng nhập, chỉ có người sử dụng chữ ký mới được biết. Khóa công khai liên quan đến chứng thư số, giúp xác thực danh tính của người ký.
- Hỗ trợ xác định nguồn gốc tài liệu
Chữ ký số giúp xác định thời gian và bên tham gia hợp đồng. Các dữ liệu liên quan đến việc ký kết được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký. Chữ ký số đảm bảo quyền lợi cho các bên khi xảy ra tranh chấp.
- Tiết kiệm thời gian cho các bên
Việc sử dụng chữ ký điện tử cho phép cá nhân hoặc tổ chức không cần in ấn tài liệu và đến nơi ký trực tiếp. Bằng cách sử dụng thiết bị có kết nối Internet và tài khoản đã đăng ký với dịch vụ chứng thực điện tử, doanh nghiệp có thể ký các văn bản điện tử từ bất kỳ đâu để tiết kiệm thời gian.
8. Một số điều cần chú ý khi sử dụng chữ ký số
Dưới đây là các điểm quan trọng mà cá nhân, doanh nghiệp/tổ chức cần lưu tâm khi sử dụng hệ thống chữ ký số:
- Chọn nhà cung cấp chữ ký số đã có giấy phép từ Nhà nước
Đây là yếu tố đầu tiên và cũng là thiết yếu nhất để đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Để cung cấp dịch vụ cho người dùng, đơn vị phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật và được cấp phép hoạt động bởi các cơ quan có thẩm quyền.
Hiện tại ở Việt Nam, một số đơn vị như FPT IS, VNPT, Viettel, BKAV… đã được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số.
- Không tiết lộ khóa bí mật cho ai
Khóa bí mật chỉ sử dụng khi tạo chữ ký số trên tài liệu hoặc văn bản điện tử. Để ngăn chặn việc người khác lợi dụng, cá nhân hoặc tổ chức cần bảo vệ thông tin và không nên đăng nhập trên thiết bị không quen thuộc.
Thông báo ngay cho nhà cung cấp chữ ký số nếu có nguy cơ mất hoặc hỏng thiết bị lưu trữ khóa bí mật hay khi nghi ngờ mã bí mật bị rò rỉ.
- Thay đổi mật khẩu mặc định
Mật khẩu mặc định thường dễ đoán. Trước khi sử dụng chữ ký số, hãy thay đổi mật khẩu hoặc mã PIN để bảo đảm an toàn cho tài khoản.
- Chú ý đến việc gia hạn định kỳ
Người dùng nên thường xuyên đăng nhập vào tài khoản để kiểm tra thời gian sử dụng của chữ ký số nhằm tránh bị gián đoạn trong quá trình sử dụng.
Tham khảo: 3 Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định
9. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến chữ ký số
1. Chữ ký số có phải là yêu cầu bắt buộc không?
Thực tế, chữ ký số không phải là yếu tố bắt buộc. Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật doanh nghiệp không yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh.
2. Ai có thể sử dụng chữ ký số?
Chữ ký số có thể được sử dụng bởi tất cả cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Hiện tại có nhiều nhà cung cấp chữ ký số uy tín mà mọi người có thể lựa chọn, ví dụ như chữ ký số VNPT, Viettel, Vina,…
3. Chữ ký số có đảm bảo an toàn không?
Chữ ký số hoàn toàn an toàn khi sử dụng. Một trong những đặc điểm của chữ ký số là tính bảo mật cao. Mỗi người dùng cần có một cặp khóa, bao gồm khóa công khai và khóa bí mật. Khóa bí mật được dùng để tạo ra chữ ký số, còn khóa công khai dùng để xác minh chữ ký số từ khóa bí mật tương ứng. Do đó, tất cả thông tin trong tài liệu sẽ được bảo mật và chỉ có người nhận tài liệu có chữ ký số mới có thể mở tài liệu đó.
Có thể nói rằng việc ứng dụng chữ ký số trong việc thay đổi cách thức giao kết với khách hàng là một bước đi hợp lý trong kế hoạch phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hy vọng rằng bài viết này của WordPress Zone đã giúp bạn hiểu rõ hơn về loại chữ ký này. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích về kế toán, thuế, kinh doanh,…
