Hóa đơn có vai trò quan trọng trong các hoạt động thương mại và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, bên cạnh hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến. Vậy hóa đơn là gì? Có những loại hóa đơn nào và hình thức thể hiện ra sao? Cùng WordPress Zone tìm hiểu chi tiết về hóa đơn trong bài viết sau đây.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn là gì?
Được hiểu một cách đơn giản, hóa đơn là tài liệu pháp lý chứng minh rằng giao dịch giữa người bán và người mua đã được thực hiện.
Theo quy định tại khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, có hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Tham khảo: 16 Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
2. Các giai đoạn phát triển của hóa đơn
Hóa đơn ở Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển:
- Giai đoạn 1: Hóa đơn giấy (trước năm 2010)
Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, bao gồm hóa đơn đặt in và hóa đơn mua sẵn từ cơ quan thuế. Việc quản lý chủ yếu là thủ công, dễ dẫn đến thất lạc và sai sót.
- Giai đoạn 2: Thí điểm hóa đơn điện tử (2010 – 2018)
Vào năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, cho phép áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, do cơ sở hạ tầng công nghệ còn hạn chế, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn ít.
- Giai đoạn 3: Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử (2018 – 2022)
Năm 2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành, mục tiêu chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử. Năm 2019, Quốc hội thông qua Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, chính thức đưa hóa đơn điện tử vào hệ thống luật pháp.
- Giai đoạn 4: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (từ 1/7/2022)
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp ngăn chặn tình trạng gian lận thuế và cải thiện quy trình kế toán.
3. Vai trò của hóa đơn đối với doanh nghiệp
Hóa đơn đóng một vài trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hóa đơn là cơ sở giúp:
- Xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua và bên bán.
- Quản lý tài chính – Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi doanh thu và chi phí.
- Là căn cứ để kê khai và nộp thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kiểm toán – Giúp doanh nghiệp minh bạch hơn trong báo cáo tài chính.
Hóa đơn không chỉ đơn giản là một tờ giấy không có giá trị. Hiện tại, đặc biệt trong môi trường kinh doanh số, hóa đơn đã trở thành:
- Công cụ chống gian lận thuế (đặc biệt là hóa đơn điện tử có mã),
- Yêu cầu bắt buộc trong các giao dịch B2B, xuất nhập khẩu và đấu thầu,
- Bằng chứng pháp lý trong các vụ kiện và tranh chấp liên quan đến hợp đồng mua bán.
4. Các nội dung cần có trên hóa đơn
Trên hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các nội dung như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn: Thể hiện loại hóa đơn, số liên và mẫu số.
- Số hóa đơn: Là số thứ tự trên hóa đơn, sử dụng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 cho đến ngày 31/12 hàng năm.
- Thông tin người bán: Gồm tên, địa chỉ và mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
- Thông tin người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có liên quan đến ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa/dịch vụ: Cung cấp chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ trước khi tính thuế.
- Thuế suất GTGT: Cần ghi rõ mức thuế suất áp dụng (0%, 5%, 8%, 10%…).
- Số tiền thuế GTGT: Tính theo thuế suất và giá trị hàng hóa/dịch vụ.
- Tổng tiền thanh toán: Bao gồm tiền hàng và tiền thuế GTGT.
- Chữ ký số của người bán: Hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký số hợp lệ của người bán.
- Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm mà quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao hoặc dịch vụ được hoàn thành, trừ những trường hợp đặc biệt được quy định khác.
- Mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế.
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có): Cần ghi rõ nếu có phát sinh.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn: Phải sử dụng tiếng Việt, nếu có dùng thêm tiếng nước ngoài thì chữ nước ngoài đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn. Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam; nếu giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định, cần ghi bằng ngoại tệ kèm theo tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam.
4. Phân loại hóa đơn theo mục đích sử dụng
4.1. Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)
Hóa đơn GTGT được sử dụng bởi các tổ chức kê khai thuế theo hình thức khấu trừ khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài hoặc xuất vào khu vực phi thuế quan và những trường hợp tương tự được xác định là xuất khẩu, hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và các dịch vụ khác từ nhà cung cấp nước ngoài mà không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
Đây là loại hóa đơn quan trọng trong hệ thống thuế GTGT, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kê khai và khấu trừ thuế đầu vào. Khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi rõ thuế suất GTGT (8% hoặc 10% tùy thuộc theo mặt hàng) và tổng số thuế GTGT phải nộp.
Hóa đơn này phải đảm bảo có đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, số tiền thanh toán, chữ ký số của người bán và các yếu tố khác theo quy định của pháp luật.
4.2. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được sử dụng bởi các tổ chức và cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, bao gồm hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và xuất vào khu vực phi thuế quan. Đồng thời, có một số điểm cần lưu ý như sau:
- Các tổ chức, cá nhân trong khu vực phi thuế quan khi bán hàng vào nội địa hoặc thực hiện giao dịch giữa các tổ chức trong khu vực phi thuế quan cũng phải sử dụng loại hóa đơn này và trên hóa đơn cần ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
- Doanh nghiệp chế xuất nếu có hoạt động kinh doanh khác các hoạt động chế xuất theo quy định cũng phải kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì dùng hóa đơn theo quy định tại điểm a Khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp chế xuất kê khai thuế GTGT theo hình thức khấu trừ thì dùng hóa đơn theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/NĐ-CP.
Hóa đơn bán hàng không có mục thuế GTGT tách biệt vì thuế đã được bao gộp vào giá bán. Đây là loại hóa đơn thường gặp ở các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể và các đơn vị áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào như khi sử dụng hóa đơn GTGT.
4.3. Hóa đơn thương mại điện tử
Theo Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Điều 8 Nghị định 123/NĐ-CP đã được bổ sung thêm một loại hóa đơn thương mại điện tử. Loại hóa đơn này được áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân (người xuất khẩu) có chức năng xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng yêu cầu về việc chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại qua hình thức điện tử tới cơ quan thuế.
Hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ các quy định về nội dung và định dạng theo Điều 10, 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu người xuất khẩu không thể chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử tới cơ quan Thuế, họ có thể chọn phát hành hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
4.4. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Theo quy định đã được sửa đổi tại Điểm d Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử dùng để bán tài sản công chỉ được áp dụng khi tiến hành bán hoặc chuyển nhượng các tài sản công theo luật định về quản lý và sử dụng tài sản công. Đặc điểm của hóa đơn này là đảm bảo sự minh bạch khi nhà nước thực hiện việc bán tài sản công, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển nhượng tài sản thuộc sở hữu nhà nước.
Việc phát hành hóa đơn phải tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính để đảm bảo sự công khai và minh bạch.
4.5. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Hóa đơn điện tử sử dụng cho bán hàng dự trữ quốc gia sẽ được áp dụng khi các cơ quan, đơn vị trong hệ thống dự trữ nhà nước thực hiện việc bán hàng hóa thuộc dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. Hóa đơn này giúp đảm bảo quản lý chặt chẽ việc xuất bán hàng hóa từ kho dự trữ quốc gia và minh bạch trong các giao dịch liên quan đến hàng hóa này.
Việc sử dụng hóa đơn này phải tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính để đảm bảo tính hợp pháp.
4.6. Các loại hóa đơn khác
Trong một số lĩnh vực đặc thù, có các loại hóa đơn riêng biệt bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế và chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Những loại hóa đơn này được thiết kế theo quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế, phù hợp với từng ngành nghề, giúp doanh nghiệp và cơ quan chức năng quản lý các giao dịch tài chính một cách dễ dàng.
4.7. Quản lý chứng từ như hóa đơn
Một số loại chứng từ được phát hành và quản lý tương tự như hóa đơn nhằm hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp, trong đó có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán cho đại lý.
Những chứng từ này không thay thế cho hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng mà chỉ được sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng hóa. Chúng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các kho, chi nhánh hoặc đại lý mà không tạo ra nghĩa vụ thuế ngay lập tức
5. Các hình thức thể hiện hóa đơn
Ngoài việc phân loại hóa đơn theo mục đích sử dụng, hóa đơn còn được phân chia theo hình thức thể hiện. Cụ thể là cách thức lập, in ấn và phát hành hóa đơn.
Dưới đây là 4 hình thức hóa đơn đang được sử dụng tại Việt Nam.
5.1. Hóa đơn điện tử
Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ năm 2022.
Các đặc điểm của hóa đơn điện tử:
- Lập và ký số hoàn toàn trên phần mềm
- Không cần in giấy, lưu trữ dưới dạng file XML/PDF
- Có thể có mã của cơ quan thuế (hóa đơn có mã) hoặc không có mã
- Ưu điểm: Nhanh chóng, chính xác, dễ dàng tra cứu, không lo mất mát và được pháp luật công nhận giá trị tương đương hóa đơn giấy
Để tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật tham khảo ngay Plugin eHoaDon Online for WooCommerce. Đây là công cụ lý tưởng dành cho các doanh nghiệp bán hàng online muốn nâng cao hiệu suất và chuyên nghiệp hóa quy trình kế toán.
5.2. Hóa đơn tự in
Là hóa đơn do doanh nghiệp tự thiết kế và tự in ra từ phần mềm nội bộ. Loại hóa đơn này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có đủ điều kiện về hạ tầng, phần mềm kế toán và hệ thống bảo mật.
Do đó chúng không phổ biến như hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Hóa đơn tự in vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc và chỉ được sử dụng khi đã thông báo phát hành với cơ quan thuế.
5.3. Hóa đơn đặt in
Đây là hóa đơn được in sẵn với số lượng lớn tại nhà in, sau đó người bán ghi tay hoặc in thông tin cho từng giao dịch. Chúng thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chưa áp dụng hóa đơn điện tử
Tuy nhiên, từ năm 2025, hóa đơn đặt in sẽ dần được thay thế hoàn toàn bởi hóa đơn điện tử theo lộ trình chuyển đổi số quốc gia.
5.4. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Đây là hình thức hóa đơn điện tử đặc biệt, được lập tự động ngay tại thời điểm bán hàng thông qua máy tính tiền kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc đối với: Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng và hoạt động bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng cuối cùng, trong những lĩnh vực phổ biến như: Quán ăn, cà phê, siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, dịch vụ chăm sóc sắc đẹp như spa, salon tóc, cửa hàng thời trang, bán lẻ,…
Đặc điểm của loại hóa đơn này là:
- Hóa đơn sẽ được tạo ra tự động từ máy tính tiền khi có giao dịch phát sinh
- Không cần thiết lập thủ công hoặc sử dụng phần mềm riêng biệt
- Hóa đơn sẽ được ký số và gửi ngay lập tức tới cơ quan thuế
- Khách hàng có thể nhận hóa đơn bằng cách in trực tiếp hoặc qua email/QR code.
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, thuận tiện, không bị phụ thuộc vào nhân viên hay quy trình phức tạp, giảm thiểu sai sót trong việc kê khai và tránh thất thoát doanh thu, cơ quan thuế có thể theo dõi doanh thu theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
6. FAQ về hóa đơn
Câu 1: Phân biệt hóa đơn và chứng từ
Hóa đơn được dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng, còn chứng từ được dùng ghi nhận các khoản thuế và phí đã nộp
- Hóa đơn là tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân phát hành khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, ghi nhận thông tin tương ứng.
- Chứng từ là tài liệu ghi nhận thông tin liên quan đến thuế, phí thuộc ngân sách nhà nước, bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế.
Câu 2: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Cần có chữ ký số gắn vào ngay khi phát hành, giúp cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ và bảo mật thông tin.
Câu 3: Có thể gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn được không?
Có thể gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn (với mã QR hoặc file PDF). Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn đồng thời hỗ trợ khách hàng tra cứu hóa đơn dễ dàng.
Câu 4: Khi máy tính tiền gặp sự cố có thể dùng hóa đơn giấy tạm thời không?
Câu trả lời là Không Được.
Theo Nghị định 70, không được phép sử dụng hóa đơn giấy thay thế cho hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Khi gặp sự cố kỹ thuật, bạn cần sửa chữa hoặc thông báo với cơ quan thuế để tìm ra hướng giải quyết.
Câu 5: Hóa đơn điện tử có thể chỉnh sửa nếu có sai sót không?
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không thể chỉnh sửa nếu có sai sót, mà phải lập hóa đơn điều chỉnh. Đây là yêu cầu mới để bảo đảm tính chính xác và minh bạch khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Hy vọng qua bài viết trên của WordPress Zone, bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn là gì, các loại hóa đơn phổ biến cũng như vai trò quan trọng của hóa đơn trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính. Việc nắm vững kiến thức về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn góp phần tối ưu quy trình kế toán, minh bạch hóa thông tin giao dịch.
