Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện khởi tạo và nội dung cần có

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được chính thức áp dụng trong hoạt động kinh doanh từ nhiều năm nay. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì? Bài viết này của WordPress Zone sẽ tổng hợp và cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử như định nghĩa, quy định sử dụng, thông tư và nghị định, điều kiện khởi tạo hóa đơn và các nội dung liên quan khác. 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được trình bày dưới dạng dữ liệu điện tử, do doanh nghiệp tạo lập, gửi đi, nhận về, lưu giữ và quản lý qua các phương tiện điện tử nhằm ghi lại thông tin mua bán hàng hóa và dịch vụ, có giá trị pháp lý như hóa đơn truyền thống. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tự động hóa quy trình, giảm chi phí, an toàn và dễ dàng cho việc tìm kiếm, lưu trữ, đồng thời phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế số.

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong đối với hoạt động kinh doanh hiện nay như:

• Đóng vai trò chính trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp. 
• Là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán cần thiết, đặc biệt trong thương mại điện tử. 
• Đóng góp thiết yếu vào việc số hóa chuỗi cung ứng. 
• Thường được tích hợp vào các hệ thống ERP để quản lý các hoạt động tổng thể. 
• Kết nối với hệ thống quản lý thuế điện tử của cơ quan thuế nhằm hỗ trợ công tác quản lý và tuân thủ thuế. 

Như vậy, hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ tài chính đơn thuần mà còn là yếu tố quan trọng liên kết giữa các hệ thống quản lý doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. 

Xem thêm: Hóa đơn bán lẻ là gì? Cách lập và quản lý như thế nào?

2. Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tính pháp lý, mục đích sử dụng và loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là những loại hóa đơn điện tử thường gặp:

2.1. Phân loại theo nội dung của hóa đơn

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dành cho tổ chức và doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. 
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức và cá nhân kê khai và nộp thuế trực tuyến theo phương pháp trực tiếp. 
• Hóa đơn xuất khẩu: Áp dụng cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài. 
• Hóa đơn đặc thù: Áp dụng cho các lĩnh vực đặc biệt như xăng dầu, điện, nước, viễn thông và tài chính. 

2.2. Phân loại theo hình thức sử dụng

• Hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để nhận mã trước khi sử dụng. 
• Hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện tự tạo hóa đơn mà không cần mã xác thực. 

2.3. Phân loại theo chức năng

• Hóa đơn gốc (hóa đơn ban đầu): Hóa đơn chính thức được phát hành trong giao dịch.
• Hóa đơn điều chỉnh: Dùng để chỉnh sửa các lỗi trong hóa đơn ban đầu. 
• Hóa đơn thay thế: Được phát hành để thay thế hóa đơn gốc khi có sai sót lớn. 
• Hóa đơn hủy: Là hóa đơn bị hủy do không còn giá trị sử dụng. 

Tìm hiểu: Quy định về hủy hóa đơn điện tử và quy trình xử lý khi có sai sót

2.4. Phân chia theo dạng thức

• Hóa đơn PDF có chữ ký số: Được lưu lại và tự động gửi đến người mua qua email nhưng không thể sửa đổi. 
• Hóa đơn XML: Là định dạng chuẩn để gửi tới cơ quan thuế và hệ thống kế toán. 

3. Hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Để hiểu hơn về hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện hóa đơn điện tử, ta cùng xem qua khái niệm sau đây:

• Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được tạo lập khi diễn ra các giao dịch mua bán và được lưu dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống. 
• Bản thể hiện hóa đơn điện tử: Là hóa đơn điện tử được xuất ra dưới định dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy nhằm giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và tìm kiếm thông tin trên HĐĐT. 

Sau đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:

Tiêu chí	Hóa đơn điện tử gốc	Bản thể hiện hóa đơn điện tử
Định dạng	File XML (dữ liệu số)	PDF, hình ảnh hoặc bản in giấy
Giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý nếu có chữ ký điện tử, mã số của cơ quan thuế (nếu cần)	Không có giá trị pháp lý nếu thiếu chữ ký số, chỉ mang tính tham khảo
Sử dụng để kê khai thuế	Được sử dụng	Không được sử dụng
Chỉnh sửa, lưu trữ	Được lưu trữ trên hệ thống phần mềm kế toán và cơ quan thuế	Có thể in ra hoặc lưu trữ trên máy tính nhưng không có giá trị pháp lý nếu không kèm file XML gốc
Tra cứu, kiểm tra	Chỉ đọc được bằng phần mềm chuyên dụng	Dễ đọc, dễ kiểm tra thông tin bằng mắt thường

4. Quy định bắt buộc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 59 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích các cơ quan, tổ chức và cá nhân đủ điều kiện về hệ thống công nghệ thông tin áp dụng quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ điện tử theo nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Do đó, thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/07/2022.

Bên cạnh đó, Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và đã mua hóa đơn từ cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì vẫn được sử dụng hóa đơn đó cho đến hết ngày 30/6/2022.

Tham khảo: Hóa đơn đầu ra là gì? Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

5. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử yêu cầu rằng số hóa đơn phải được xác định một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, chuyển giao hoặc lưu trữ qua phương tiện điện tử không được coi là hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi đồng thời đáp ứng các điều kiện sau:

• Thông tin trong hóa đơn điện tử phải được đảm bảo tính toàn vẹn từ lúc được tạo ra cho đến khi trở thành hóa đơn điện tử cuối cùng.
• Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin phải đầy đủ và không bị thay đổi, ngoại trừ các thay đổi về hình thức xảy ra trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

6. Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử 

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
2. Có địa điểm, các đường truyền thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền dẫn đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
3. Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ, khả năng tương thích với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định.
4. Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.
5. Có phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
6. Có những quy trình để sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đảm bảo đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như sau:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu cần phải phù hợp hoặc được chứng minh là tương thích với các tiêu chuẩn liên quan;
• Cần có quy trình để sao lưu và khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra, phải đảm bảo việc sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử vào các thiết bị lưu trữ hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu. 

Xem ngay bài viết này để biết như thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ

7. Nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Nội dung trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Tên hóa đơn, mã hiệu hóa đơn, mã hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; mã hiệu hóa đơn, mã hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định trong Phụ lục số 1 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. 
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. 
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua. 
• Tên của hàng hóa, dịch vụ; đơn vị đo, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; tổng giá trị ghi bằng số và bằng chữ. 
• Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, bên cạnh thông tin đơn giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, cần có thông tin về tỷ lệ thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ. 
• Chữ ký số điện tử theo quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là tổ chức kế toán. 
• Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần có thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc hoặc ở dưới dòng tiếng Việt và có kích thước nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Các chữ số ghi trên hóa đơn là những chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ phải có dấu chấm; nếu có chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải có dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị. 

Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn khống là gì? Quy định về xử phạt hóa đơn khống

8. Quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp diễn ra như sau:

• Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp có đủ điều kiện pháp lý theo quy định hiện hành. Để xác minh tính hợp pháp của nhà cung cấp, bạn có thể kiểm tra danh sách các nhà cung cấp đã được cấp phép trên trang web của cục Thuế địa phương.

• Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Trước khi phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký với Cơ quan Thuế. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bên trong doanh nghiệp.
• Hóa đơn mẫu và hóa đơn chuyển đổi.
• Thông báo phát hành hóa đơn.

Lưu ý:

• Nếu nộp hồ sơ trực tiếp: Sử dụng mẫu số 2 theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• Nếu nộp hồ sơ trực tuyến: Dùng phần mềm kê khai để soạn theo mẫu TB01/AC quy định trong Thông tư số 26/2015/TT-BTC.

Sau khi đã chuẩn bị xong, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Thuế địa phương hoặc gửi online qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

• Bước 3: Theo dõi, tra cứu hồ sơ đã nộp

Sau khi nộp thông báo phát hành hóa đơn được 2 ngày, doanh nghiệp hãy truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra thông tin về hóa đơn đã được hệ thống cập nhật hay chưa.

Nếu có kết quả và hóa đơn đã đầy đủ thông tin, có nghĩa là doanh nghiệp đã thông báo phát hành thành công và được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu chưa thấy kết quả trên hệ thống, có thể thông báo phát hành hóa đơn chưa thành công. Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan Thuế để nhận hướng dẫn bổ sung hoặc chỉnh sửa các thủ tục cần thiết.

9. Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử 

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau: 

• Đơn vị phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam và có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tinx hoặc là ngân hàng cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử. 
• Đơn vị cần có phần mềm cho việc khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử, đảm bảo rằng hóa đơn được tạo ra đáp ứng các yêu cầu theo quy định. 
• Đơn vị đó phải triển khai hệ thống công nghệ thông tin để phục vụ việc trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc các tổ chức.
• Cần có hệ thống thiết bị và kỹ thuật để cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đúng với yêu cầu kinh doanh và pháp luật liên quan đến việc phát hành hóa đơn. 
• Phải có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn những truy cập trái phép cũng như các hình thức tấn công trên mạng nhằm đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu. 
• Cần có quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến và khôi phục dữ liệu, cùng với các biện pháp phòng ngừa sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu. 
• Phải có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch và lưu trữ hóa đơn điện tử theo yêu cầu giữ lại thông điệp dữ liệu.
• Mỗi 6 tháng, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải gửi báo cáo bằng văn bản đến cơ quan thuế về những thông tin sau: danh sách các doanh nghiệp sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán và người mua); số lượng hóa đơn đã được sử dụng (bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, và số thứ tự). 

Ngoài những tiêu chí trên, khách hàng cũng nên cân nhắc thêm các yếu tố về chi phí, dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc, giao diện dễ sử dụng, có đầy đủ các tính năng và tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng,…

eHoadon Online là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay. Nó không chỉ hỗ trợ lập và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, mà còn nổi bật với khả năng xuất hóa đơn tự động thông qua công cụ eHoaDon Online for WooCommerce (EW). Giải pháp này đặc biệt phù hợp cho các website bán hàng, giúp tự động phát hành hóa đơn sau mỗi đơn hàng thành công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

10. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy khác nhau thế nào? 

• Hóa đơn giấy: In trên giấy, ký tay/đóng dấu, tốn chi phí in ấn, lưu kho, dễ hỏng/mất.
• Hóa đơn điện tử: Dạng file điện tử, ký bằng chữ ký số, gửi/nhận online, tiết kiệm chi phí, dễ tra cứu, an toàn.

Từ 01/07/2022, gần như bắt buộc dùng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

Câu 2: Hóa đơn điện tử có phải sử dụng bắt buộc không? 

Hóa đơn điện tử Có bắt buộc sử dụng.

Kể từ ngày 1/7/2022, theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử, hoàn toàn thay thế cho hóa đơn giấy. Trong một số trường hợp đặc biệt, như hộ kinh doanh nhỏ hoặc những khu vực chưa có hạ tầng công nghệ thông tin, có thể được gia hạn áp dụng theo hướng dẫn của cơ quan thuế. 

Câu 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có bảo mật và an toàn không?

Hóa đơn điện tử có tính bảo mật và an toàn cao hơn hóa đơn giấy nhờ vào các biện pháp bảo mật như chữ ký số, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể bị chỉnh sửa; mã hóa dữ liệu giúp ngăn chặn việc làm giả hoặc đánh cắp thông tin. Hệ thống này được quản lý chặt chẽ bởi cơ quan thuế, góp phần giảm thiểu gian lận thuế và hóa đơn giả mạo.

Qua bài viết trên, WordPress Zone hy vọng rằng bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử là gì, lợi ích mà nó mang lại cũng như vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ ngay với WordPress Zone để được hỗ trợ nhanh chóng.