Hóa đơn đỏ (GTGT/VAT) là gì? Thông tin cần biết để xuất hóa đơn đỏ hợp pháp

Hóa đơn đỏ thường được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, bạn đã thực sự tìm hiểu về hóa đơn đỏ là gì và các quy định liên quan đến việc xuất hóa đơn này chưa? Bài viết này, WordPress Zone sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa giá trị gia tăng là gì và những thông tin liên quan.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ có tên tiếng anh là Value Added tax invoice (VAT). Tên gọi khác của hóa đơn đỏ là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn VAT.

Hóa đơn đỏ là tài liệu kế toán dùng để ghi nhận giá trị của hàng hóa và dịch vụ trong các giao dịch mua bán. Loại hóa đơn này do bên bán tạo ra và cung cấp cho bên mua, có vai trò là căn cứ để cả hai bên kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn đỏ rất quan trọng trong việc kinh doanh và được sử dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khai thuế khấu trừ. 

Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ mà Bộ tài chính cung cấp hoặc doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế. 

Hiện tại, chỉ có cơ quan thuế có trách nhiệm phát hành hóa đơn lẻ và biên lai thu phí, lệ phí theo luật định. Việc in ấn và sử dụng hóa đơn đỏ sẽ được kiểm soát bởi cơ quan thuế. Hóa đơn đỏ là chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa được bán hoặc cung cấp cho khách hàng. Hóa đơn này bao gồm thông tin của hai bên là người bán và người mua, do bên cung cấp dịch vụ xuất ra và là căn cứ để xác định số thuế cần phải nộp. 

2. Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Mục tiêu của việc xuất hóa đơn đỏ là:

• Chứng minh giao dịch: Hóa đơn đỏ đóng vai trò là bằng chứng xác nhận giao dịch mua bán giữa bên bán và bên mua, kèm theo thông tin chi tiết về hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp. 
• Căn cứ quản lý thuế: Đây là tài liệu giúp xác định số thuế GTGT mà cả bên bán lẫn bên mua phải nộp, đồng thời hỗ trợ cơ quan thuế theo dõi và quản lý nghĩa vụ thuế. 
• Hỗ trợ khấu trừ thuế: Doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn đỏ để kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đã thanh toán khi mua hàng hóa và dịch vụ. 
• Chứng từ kế toán: Hóa đơn đỏ cũng là một loại chứng từ quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi và quản lý hoạt động tài chính một cách minh bạch.

3. Phân biệt hóa đơn đỏ VAT và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn VAT và hóa đơn bán hàng đều là các hóa đơn được lập sau khi bên bán đã cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc phân biệt giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng rất cần thiết trong quá trình kê khai và hạch toán của doanh nghiệp.

	Hóa đơn đỏ VAT	Hóa đơn bán hàng
Đối tượng lập	Được lập bởi doanh nghiệp/tổ chức khai, tính thuế GTGT theo hình thức khấu trừ.	Được lập bởi doanh nghiệp/tổ chức khai thuế GTGT theo hình thức trực tiếp
Đối tượng phát hành	Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự in	Cơ quan thuế
Thuế	Có	Không có
Chữ ký	Chữ ký của người bán, giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền	Chữ ký của người bán
Hình thức kê khai	Kê khai hóa đơn đầu ra và đầu vào	Chỉ kê khai hóa đơn đầu ra

4. Ai có quyền xuất hóa đơn giá trị gia tăng?

Việc xuất hóa đơn GTGT không phải là quyền của tất cả mọi người. Dưới đây là phân loại chi tiết những đối tượng được phép và không được phép xuất hóa đơn đỏ theo quy định hiện hành. 

4.1. Tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Đối tượng duy nhất được phép xuất hóa đơn đỏ là nhóm này bao gồm: doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh, đầy đủ mã số thuế và đang kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 

Khi tiến hành bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, họ có thể tự in hóa đơn hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế để phát hành hóa đơn GTGT. 

4.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh 

Với đối tượng là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng, nhưng phải đảm bảo điều kiện. 

Các trường hợp xuất hoặc không xuất hóa đơn đỏ cụ thể đối với nhóm đối tượng này là: 

• Nếu hộ hoặc cá nhân kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp (trả theo tỷ lệ phần trăm doanh thu), thì không được phép tự xuất hóa đơn GTGT. 
• Tuy nhiên, nếu họ muốn xuất hóa đơn cho khách (chẳng hạn như bán cho doanh nghiệp), thì cần phải đến cơ quan thuế để xin cấp hóa đơn lẻ (hiện tại là hóa đơn điện tử có mã). 
• Đồng thời, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, thì buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, không được phép sử dụng hóa đơn giấy hoặc bảng kê. 

4.3. Trường hợp không có hóa đơn – sử dụng bảng kê thu mua

Đối với các giao dịch mua từ cá nhân không kinh doanh (như nông dân, ngư dân, người thu gom ve chai,…), doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không thể yêu cầu hóa đơn đỏ từ phía bán. Trong tình huống này, cần lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào không có hóa đơn, theo mẫu của Bộ Tài chính. 

4.4 Trường hợp được miễn hóa đơn

Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những trường hợp dưới đây sẽ được miễn xuất hóa đơn:

• Bán hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng mà người mua không yêu cầu hóa đơn.
• Tuy nhiên, người bán vẫn cần lập bảng kê vào cuối ngày để khai thuế khi có nhiều giao dịch nhỏ.

Lưu ý: Nếu người mua yêu cầu, người bán vẫn phải xuất hóa đơn đúng quy định, mặc dù giá trị ít. Cách xuất hóa đơn đỏ đúng quy định

5. Cách xuất hóa đơn VAT/hóa đơn GTGT đúng quy định

Cách thức xuất hóa đơn GTGT/hóa đơn đỏ sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và phương pháp nộp thuế. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng nhóm đối tượng:

5.1 Cách xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT). 

Quy trình diễn ra như sau:

• Bước 1: Thực hiện khai báo để phát hành hóa đơn điện tử (1 lần) trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
• Bước 2: Thiết lập mẫu hóa đơn trên phần mềm (bao gồm chữ ký số, mã số thuế, dòng thuế suất GTGT,…).
• Bước 3: Phát hành hóa đơn cho từng giao dịch >> Gửi email hoặc bản in cho khách hàng.
• Bước 4: Lưu trữ dữ liệu và kê khai thuế theo quy định.

Lưu ý: Ngày lập hóa đơn và ngày ký số không được cách nhau quá 01 ngày làm việc. 

5.2. Cách xin cấp hóa đơn tại cơ quan thuế cho hộ cá nhân

Nếu bạn là hộ hoặc cá nhân kinh doanh không có phần mềm hóa đơn, nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn, bạn có thể đến Chi cục thuế quản lý trực tiếp để xin cấp hóa đơn lẻ (hiện tại là hóa đơn điện tử có mã). 

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo mẫu.
• Hợp đồng hoặc biên bản giao dịch được xác nhận bởi hai bên.
• Chứng từ nộp thuế GTGT theo tỷ lệ (do cơ quan thuế tính).
• Giấy tờ tùy thân và mã số thuế cá nhân (nếu có).

5.3. Cách viết hóa đơn đỏ hợp lệ (áp dụng cho cả bản giấy và điện tử)

Cho dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy thì đều cần phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
• Mặt hàng, số lượng, giá đơn.
• Tổng số tiền trước thuế.
• Thuế suất GTGT (5%/10%/không chịu thuế).
• Số tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
• Chữ ký số của bên bán (hoặc chữ ký tay nếu sử dụng hóa đơn giấy).

Lưu ý:

• Không được ghi âm tính (ví dụ: -1 sản phẩm).
• Viết sai không được gạch bỏ mà cần phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng quy định.

5.4 Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn đỏ phải tuân thủ quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Đối với bán hàng hóa: Cần lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Cần lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền một lần trước.

Nếu lập hóa đơn mà không gửi trong vòng 01 ngày làm việc sẽ bị xử phạt hành chính (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). 

6. Hình thức xử phạt với các sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt nếu có những hành vi sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ như sau:

• Làm mất hóa đơn bán hàng đã mua.
• Làm mất hóa đơn VAT đã đặt in nhưng chưa thông báo phát hành.
• Làm mất hóa đơn VAT đầu ra đã thông báo phát hành.
• Làm mất hóa đơn đầu vào. 
• Ngoài ra, việc mua bán hóa đơn đỏ giả là hành vi vi phạm pháp luật.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần cẩn trọng khi phát hành hóa đơn đỏ để tránh những sai sót trong các trường hợp chưa rõ ràng. Cần tuân thủ đúng quy định khi phát hành hóa đơn đỏ.

7. Những lưu ý để xuất hóa đơn đỏ đúng quy định

Để xuất hóa đơn đỏ VAT hợp pháp, bạn cần nắm rõ những tiêu chí sau:

• Nội dung phải viết liên tục, không được ngắt quãng hoặc chồng lên nhau;
• Không được tẩy xóa hay sửa đổi nội dung và phải sử dụng cùng một loại mực;
• Người viết cần phải ghi 3 liên cùng một lúc, và nội dung ở các liên phải thống nhất với nhau;
• Số hóa đơn phải liên tục từ số bé đến số lớn;
• Thời gian ghi trên hóa đơn phải là lúc diễn ra giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn tất việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ;
• Cần ghi rõ hình thức thanh toán, là tiền mặt hay chuyển khoản.

8. Hóa đơn đỏ liệu có còn sử dụng vào năm 2025? 

Đến nay, hóa đơn đỏ dạng giấy in sẵn đã không còn phổ biến. Theo quy định của Bộ Tài chính, từ tháng 7/2022, doanh nghiệp và tổ chức phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử có mã thuế hoặc không có mã, tùy từng trường hợp. Mặc dù vậy, một số hộ cá thể vẫn có hóa đơn in sẵn và đang xin cấp hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế có thể tiếp tục sử dụng, nhưng phải tuân thủ các quy định về thời gian và điều kiện chuyển đổi. 

Bài viết này của WordPress Zone đã cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn đỏ là gì và các trường hợp xuất hóa đơn phù hợp với quy định pháp luật. Hy vọng thông qua bài viết, bạn đọc đã hiểu rõ các quy định liên quan đến việc phát hành hóa đơn đỏ và lý do tại sao cần phải phát hành hóa đơn GTGT.