Trong quá trình kinh doanh, việc phát hành hóa đơn đầu ra không chỉ là công việc thông thường mà còn có ý nghĩa quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Sai sót trong việc lập hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối về mặt pháp lý. Bài viết này của WordPress Zone đề cập đến các thông tin về hóa đơn đầu ra là gì, các nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra, nhằm giúp kiểm soát công việc cũng như những sai sót có thể xảy ra.
Nội bung bài viết
1. Hóa đơn đầu ra là gì?
Hóa đơn đầu ra đơn giản là hóa đơn được phát hành bởi bên bán, thể hiện toàn bộ thông tin như tên, số lượng, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng và đối tác.
Do đó, hóa đơn đầu ra là hóa đơn được lập bởi bên bán theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?
2. Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra
Theo các thông tư 39/2014/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC và 26/2015/TT-BTC về nguyên tắc phát hành hóa đơn đầu ra, các hóa đơn cần phải có nội dung chính xác, đồng nhất giữa các liên của hóa đơn với từng hình thức và loại hóa đơn khác nhau cũng như cách đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn cho các cơ sở, chi nhánh, được quy định rõ trong các mục dưới đây:
2.1. Nội dung hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ
Theo nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải lập và phát hành hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, cũng như trong các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được sử dụng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động.
Hóa đơn đầu ra có thể được trình bày dưới các dạng:
- Hóa đơn do người sử dụng tự in
- Hóa đơn dạng điện tử
- Hóa đơn được in theo đơn đặt hàng
- Các tài liệu được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng nội bộ, phiếu xuất kho cho hàng gửi bán đại lý.
Các loại hóa đơn bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Các hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,…
- Phiếu thu tiền cho cước vận chuyển hàng không, vận tải, kho bãi,…
Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải đảm bảo:
- Phản ánh đúng các giao dịch kinh tế phát sinh.
- Không có dấu hiệu tẩy xóa hay sửa chữa trên hóa đơn.
- Không dùng mực đỏ, chỉ sử dụng một màu mực và mực phải không phai.
- Gạch chéo phần trống còn lại.
- Đối với hóa đơn tự in thì không yêu cầu gạch chéo phần trống.
- Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng hoặc viết chồng lên nhau.
- Kế toán cần ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” nếu người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn.
2.2. Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải nhất quán với nhau
Nội dung trên hóa đơn đầu ra cần được thống nhất với cùng một số giữa các liên, đối với những hóa đơn được lập nhiều lần. Các liên có thể được thay thế bằng bảng kê các chi tiết hóa đơn tự lập dành cho những hóa đơn như điện, nước, phí ngân hàng, vé vận tải, cước dịch vụ viễn thông và các loại thêm – vé – thẻ,…
Trong trường hợp nội dung các liên không khớp nhau, sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật theo điểm c, khoản 1 Điều 16 của TT39/2014/TT – TBC.
2.3. Hóa đơn phải được lập theo thứ tự số liên tục từ nhỏ đến lớn
Đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc và nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm bán hàng, nếu sử dụng hóa đơn đặt in với cùng một phương thức ký hiệu phân chia từng hệ thống, đơn vị, thì tổ chức phải có sổ theo dõi phù hợp để phân bổ ủy nhiệm cho các cơ quan, đơn vị, cơ sở. Các cơ sở, đơn vị, cơ quan trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ thấp đến cao trong khuôn khổ hóa đơn được phân chia.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc và nhiều cơ sở cùng sử dụng chung một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử với phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ, tổ chức kinh doanh cần có phương án truy xuất ngẫu nhiên cho cơ sở, đơn vị được ủy thác. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ nhỏ đến lớn cho hóa đơn truy xuất toàn bộ chi nhánh kinh doanh.
Việc lập hóa đơn không đúng trình tự có thể bị phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000đ.
Tham khảo: Hóa đơn bán lẻ là gì?
2.4. Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra
Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn khi chuyển nhượng quyền sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, các công trình lắp đặt được quy định khác nhau, các nội dung cụ thể cho từng ngành hàng được trình bày dưới đây:
- Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho người mua, không cần biết đã thu tiền hay chưa.
- Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ
Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu tổ chức cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình giao dịch thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.
- Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình
Thời điểm lập hóa đơn không được chậm quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước là căn cứ để tính toán giữa người dùng và nhà cung cấp dịch vụ cáp, truyền hình, viễn thông.
- Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, lắp đặt
Ngày lập hóa đơn cho các công trình lắp đặt là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng và lắp đặt hoàn thành, không cần biết đã thu tiền hay chưa. Trong trường hợp phải bàn giao nhiều lần, bàn giao các hạng mục công trình hoặc công đoạn dịch vụ thì mỗi lần bàn giao phải có hóa đơn tương ứng cho mỗi giá trị bàn giao, công đoạn, dịch vụ.
- Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu
Thời điểm lập hóa đơn cho việc bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ đối với người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán được thực hiện định kỳ theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm theo các chứng từ có xác nhận từ cả hai bên, chậm nhất là vào ngày cuối của tháng phát sinh trong hoạt động cung cấp xăng dầu. Ngày lập hóa đơn cho dịch vụ sẽ có hướng dẫn riêng cho dầu thô, khí tự nhiên, khí chế biến và một số trường hợp đặc thù theo quy định của Bộ Tài chính.
- Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu
Thời điểm lập hóa đơn cho hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại và sẽ được xác định như thời điểm bán hàng hóa bất kể đã thu tiền hay chưa. Ngày xác nhận doanh thu tính thuế được xác định là ngày hoàn tất thủ tục hải quan.
Vậy là bài viết này của WordPress Zone đã cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn đầu ra là gì cũng như nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra theo quy định của pháp luật. Hy vọng thông tin trên sẽ mang lại lợi ích cho bạn đọc.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp và tiện ích, hãy tham khảo ngay phần mềm eHoadon Online được tích hợp plugin EW hỗ trợ xuất hóa đơn tự động. Điều này giúp các website bán hàng online tối ưu hóa quy trình bán hàng và giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất và quản lý hóa đơn.
