Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử là một yêu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, nhiều người vẫn còn băn khoăn không biết hóa đơn điện tử XML là gì? Cách đọc và lưu trữ ra sao? Nên lưu hóa đơn điện tử ở dạng file PDF và XML? Tất cả sẽ được WordPress Zone giải đáp chi tiết trong bài viết sau đây.
Nội bung bài viết
1. Quy định về hóa đơn điện tử XML
Theo điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử quy định những tiêu chuẩn kỹ thuật cho kiểu dữ liệu và độ dài của các trường thông tin, nhằm phục vụ cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được định dạng bằng ngôn ngữ XML (XML là viết tắt của cụm từ “Extensible Markup Language”, được thiết kế để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Định dạng hóa đơn điện tử có hai phần:
- Một phần chứa dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ của hóa đơn.
- Một phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Đối với hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế, sẽ có thêm phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
2. Hóa đơn điện tử XML là gì?
Hóa đơn điện tử XML là một loại hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng file XML (Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng). Đây là một định dạng dữ liệu cấu trúc phổ biến trong nhiều lĩnh vực, bao gồm quản lý và giao dịch hóa đơn.
Một số đặc điểm của hóa đơn điện tử XML có thể kể đến như:
- Cấu trúc dữ liệu rõ ràng, logic: Dữ liệu hóa đơn được sắp xếp và diễn đạt một cách rõ ràng thông qua các thẻ XML, nâng cao tính minh bạch và dễ dàng quản lý.
- Dễ dàng trao đổi, chia sẻ: Định dạng XML là chuẩn mở, có thể được nhiều ứng dụng và hệ thống khác nhau đọc và xử lý, thuận tiện cho việc trao đổi và chia sẻ hóa đơn của doanh nghiệp.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử XML có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa và chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
- Lưu trữ và truy xuất dễ dàng: Dữ liệu hóa đơn XML được lưu trữ và quản lý, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.
3. Cách đọc file XML hóa đơn điện tử
3.1. Cách 1: Mở file bằng trình duyệt trên máy tính
- Bước 1: Tìm file hóa đơn điện tử có định dạng XML lưu trên máy tính.
- Bước 2: Nhấn chuột phải vào file XML cần mở -> chọn Open with -> sau đó chọn trình duyệt như Internet Explorer, Microsoft Edge, hoặc Office XML Handler để mở.
- Bước 3: Kiểm tra nội dung của file. Cách mở file XML chỉ hiển thị dữ liệu dưới dạng mã có cấu trúc cây.
3.2. Cách 2: Sử dụng phần mềm iTaxviewer để đọc hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
iTaxviewer là phần mềm giúp người dùng mở và xem tờ khai thuế dưới định dạng XML thuộc phần mềm HTKK do Tổng cục Thuế phát hành. Cách sử dụng rất dễ dàng, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tải phần mềm iTaxviewer về máy tính. Link tải: tại đây.
- Bước 2: Nhấn đúp vào file XML mà bạn muốn xem.
Hoặc bạn có thể nhấn vào biểu tượng thư mục màu vàng ở góc trái trên cùng, hoặc chọn thẻ Tệp hồ sơ và bấm vào Mở tệp hồ sơ trên giao diện chính của phần mềm.
4. Hóa đơn điện tử lưu tệp PDF hay XML có tính pháp lý không?
Hóa đơn điện tử luôn bao gồm cả hai tệp: tệp dữ liệu hóa đơn XML và phiên bản hiển thị của hóa đơn dưới định dạng PDF. Để hóa đơn điện tử hợp pháp, cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nội dung trùng khớp: Dữ liệu trong tệp PDF và tệp XML phải thống nhất, bao gồm các thông tin quan trọng như đơn vị bán hàng, thông tin công ty, mã số thuế,…
- Đúng định dạng: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, file XML phải tuân thủ các quy định định dạng ngôn ngữ XML, còn file PDF cần hiển thị đầy đủ thông tin hóa đơn từ file XML.
Vậy hóa đơn điện tử nên lưu dưới dạng file PDF hay XML đúng nhất?
Từ những phân tích trên, có thể kết luận rằng hóa đơn điện tử chỉ được xem là hợp pháp và có giá trị pháp lý khi được lưu dưới cả 2 định dạng PDF và XML. Do đó, doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn theo cả hai phương pháp này để thuận tiện trong việc theo dõi và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử dưới định dạng PDF hoặc XML áp dụng cho cả hóa đơn đầu vào và đầu ra.
5. Các cách lưu trữ hóa đơn định dạng XML
Cả hai định dạng PDF và XML của hóa đơn điện tử đều có vai trò quan trọng không kém, không chỉ vì tính hợp pháp mà còn giúp việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn. Hiện tại, có nhiều phương pháp khác nhau để lưu trữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML.
5.1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML đầu vào
Dưới đây là 5 phương pháp lưu hóa đơn điện tử file XML đầu vào phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng:
- Lưu hóa đơn điện tử đầu vào qua email cá nhân.
- Lưu hóa đơn điện tử XML trên Google Drive.
- Lưu hóa đơn đầu vào trong bảng Excel tổng hợp.
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn.
- Ngoài ra, nếu muốn bảo đảm hơn, doanh nghiệp có thể in hóa đơn từ dạng PDF ra giấy để giữ bản cứng, tuy nhiên phương pháp này sẽ tốn kém chi phí in ấn.
Trong số các phương pháp trên, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng sẽ là giải pháp hiệu quả thay thế các phương pháp thủ công. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý hóa đơn nhằm tiết kiệm thời gian, tiện lợi và nhanh chóng. Đặc biệt, người dùng không cần lo lắng về việc lựa chọn giữa hai định dạng PDF hay XML, bởi hệ thống đã tích hợp chức năng tự động lưu cả hai định dạng.
5.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML đầu ra
Đối với hóa đơn điện tử đầu ra, trước khi xuất hóa đơn chính thức, kế toán cần xem trước để kiểm tra thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Sau khi kiểm tra, cần lưu hóa đơn vào một thư mục trên máy tính và đồng bộ thư mục chứa file Excel với Google Drive để đảm bảo an toàn và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Rõ ràng, việc lưu hóa đơn điện tử dưới định dạng PDF hay XML rất quan trọng, vì nếu thực hiện sai quy định, sẽ tốn rất nhiều thời gian để điều chỉnh. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm để xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn, thì phần mềm eHoaDon Online for Woocommerce có tích hợp công cụ xuất hóa đơn tự động cho website là lựa chọn bạn không nên bỏ qua.
Nếu bạn cần thêm thông tin về eHoaDon Online for Woocommerce, xin vui lòng liên hệ với WordPress Zone để được hỗ trợ nhanh chóng.
