Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì và các quy định liên quan

Hiện nay, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền ngày càng trở nên phổ biến và có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhất là trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Vậy hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Tại sao nó trở nên cần thiết và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp cũng như cơ quan quản lý thuế? Bài viết này, WordPress Zone sẽ mang đến bạn một cái nhìn tổng quát về loại hóa đơn này. 

1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế (hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là loại hóa đơn có mã từ cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử mà người mua có thể sử dụng để tra cứu và kê khai thông tin của hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu sẽ được gửi đến cơ quan thuế theo định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định này, theo quy định tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm 23 ký tự: C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Xem thêm: Hóa đơn đỏ/hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

2. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Kể từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế bao gồm:

• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (theo quy định tại khoản 1 Điều 51) có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
• Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, trong đó có việc bán hàng hóa và dịch vụ trực tiếp đến tay người tiêu dùng, bao gồm: Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các phương tiện cơ giới khác), dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Dịch vụ vận tải hành khách, các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ về nghệ thuật, vui chơi, giải trí, các hoạt động chiếu phim,
• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Tóm lại, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (như nhà hàng, quán cà phê, karaoke, bida, trà chanh, sinh tố…) cần phải sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cung cấp, được tạo ra từ máy tính tiền (POS) có khả năng kết nối để chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. 

3. Các quy định liên quan đến xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Sau đây là các quy định quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mà các doanh nghiệp cần lưu ý:

3.1. Điều kiện sử dụng

• Doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ công cụ điện tử như chữ ký số và đã đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp cần có hệ thống công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có khả năng kết nối internet và email.
• Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử theo đúng định dạng quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

3.2. Nguyên tắc áp dụng

Theo điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nguyên tắc sau được áp dụng cho hóa đơn điện tử:

• Đầu tiên, doanh nghiệp phải đảm bảo nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền đang truyền tải dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
• Thứ hai, việc sử dụng chữ ký số không phải là yêu cầu bắt buộc cho doanh nghiệp.
• Thứ ba, các giao dịch mua bán sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền sẽ được xem là chi phí hợp pháp nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ (hoặc sao chép hóa đơn, hoặc tra cứu thông tin từ cổng thông tin của Tổng cục Thuế).

3.3. Nội dung của hóa đơn

Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bao gồm:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua (nếu có yêu cầu).
• Tên mặt hàng, dịch vụ, đơn giá, số lượng và tổng giá thanh toán.
• Các tổ chức và doanh nghiệp nộp thuế theo hình thức khấu trừ cần ghi rõ các thông tin bao gồm giá bán chưa có thuế GTGT, mức thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán bao gồm thuế GTGT.
• Thời điểm xuất hóa đơn.
• Mã số thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu và kê khai thông tin hóa đơn điện tử do máy tính tiền tạo ra. 

Lưu ý:

Đối với doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu trừ thuế: Nội dung hóa đơn cần ghi đầy đủ, bao gồm giá bán chưa bao gồm thuế GTGT; thuế suất GTGT; số tiền thuế GTGT; tổng số tiền thanh toán đã bao gồm GTGT;

Về mã số thuế trên hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền:

• Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho doanh nghiệp;
• Mã sẽ được cấp tự động theo một dải ký tự;
• Doanh nghiệp sẽ nhận được mã riêng biệt, không trùng lặp.

3.4. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định tại khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa (bao gồm cả chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử sẽ do người bán tự xác định, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với việc cung cấp dịch vụ là khi việc cung cấp dịch vụ hoàn tất (bao gồm cả dịch vụ cho tổ chức và cá nhân nước ngoài) mà không cần xem xét việc đã thu tiền hay chưa. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là khi thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Nói tóm lại, thời điểm mà hóa đơn điện tử được xuất từ máy tính tiền cũng chính là lúc mà bên bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoặc khi đã hoàn tất việc cung cấp dịch vụ.

4. Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền:

4.1. Đối với cơ quan thuế

• Việc này giảm thiểu quy trình kê khai và nộp thuế, từ đó giúp cơ quan thuế quản lý kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn.
• Các hoạt động nộp thuế trở nên minh bạch hơn, giảm thiểu tình trạng kê khai không tự giác và không trung thực từ các hộ kinh doanh.

4.2. Đối với người nộp thuế và các đơn vị kinh doanh

• Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân lực trong việc mua hóa đơn hợp pháp, cũng như có thể xử lý những sai sót ngay trên thiết bị tính tiền thông qua việc cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Các khoản chi cho hàng hóa và dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền sẽ được xem là hợp lệ khi thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Các đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử phát sinh từ máy tính tiền sẽ làm cho giao dịch với khách hàng trở nên minh bạch và tiện lợi hơn, qua đó nâng cao khả năng khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ. 

5. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên máy tính tiền

Để có thể xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền, người nộp thuế cần thực hiện đăng ký theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Trong trường hợp đầu tiên: Nếu người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế phát sinh từ máy tính tiền, họ cần đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp thứ hai: Nếu người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công và muốn sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế phát sinh từ máy tính tiền, họ cần thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử tại tổ chức cung cấp dịch vụ, trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Tham khảo: Cách lập và quản lý hóa đơn bán lẻ

Như vậy, qua bài viết này của WordPress Zone bạn đã nắm rõ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Đây là hình thức hóa đơn điện tử phù hợp với các mô hình bán lẻ, siêu thị, cửa hàng tiện lợi,… giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ dàng quản lý doanh thu. Việc áp dụng đúng loại hóa đơn không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.